Elektronische B2B-facturatie in Spanje, steeds dichterbij

Elektronische B2B-facturatie wordt verplicht in Spanje.

Het project is opgenomen in de "Crea y Crece" -wet die in september 2022 is goedgekeurd en die elektronische facturatie vaststelt als het enige systeem dat kan worden gebruikt in commerciële relaties tussen bedrijven en freelancers in Spanje. Het initiatief zorgt voor meer flexibiliteit en controle van betalingen, wat resulteert in een vermindering van commerciële wanbetalingen en de groei van bedrijven bevordert.

Ontwerp voor het technische reglement van elektronische B2B-facturatie in Spanje

Het ontwerp definieert de technische vereisten die de basis vormen voor de ontwikkeling van de definitieve wet die de werking van de verplichte elektronische factuur in Spanje regelt. 

Het legt bijzondere nadruk op mechanismen om de datum van betaling te verifiëren, en op controlemechanismen en ontvangstbevestigingen tussen emittenten en betalers om betalingstermijnen en wanbetalingspercentages te controleren. De gepresenteerde tekst richt zich ook op de minimale interoperabiliteitseisen tussen aanbieders van technologische oplossingen voor elektronische facturatie, beveiliging, controle en standaardisatie van computerapparatuur en -systemen.

De tekst anticipeert op de kenmerken van het openbare platform voor elektronische facturatie dat wordt beheerd door de Spaanse belastingdienst, en dat fungeert als een concentratiehub voor alle uitgewisselde elektronische facturen. Of deze nu via dit platform worden verwerkt, of via het gebruik van private aanbieders.

Termijnen voor de invoering van elektronische facturatie in Spanje

Tot 10 juli kunnen getroffen bedrijven en dienstverleners verbeteringen en suggesties doen over het ontwerp, die al dan niet worden meegenomen in het opstellen van de definitieve tekst. 

Nadat de argumenten zijn geanalyseerd wordt de definitieve regeling opgesteld in de vorm van een "Koninklijk Besluit". Dit besluit treedt onmiddellijk na de publicatie in werking en begint het aftellen naar de toetreding tot het project volgens de verschillende vastgestelde invoeringstermijnen. 

Indien het niet wijzigt ten opzichte van het ingediende ontwerp, zijn de termijnen die vanaf de definitieve publicatie van het koninklijk besluit in aanmerking moeten worden genomen:  

• Eén jaar voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan 8 miljoen euro.
• Twee jaar voor de rest van de bedrijven (die met een omzet van minder dan 8 miljoen euro). 

Verplichtingen voor bedrijven en professionals

In afwachting van de publicatie van de definitieve wet die het verplichte elektronische facturatiesysteem in Spanje regelt, stelt het ontwerp van het technisch reglement onder meer de volgende vereisten vast: 

• Verplichting tot het uitgeven, verzenden en ontvangen van elektronische facturen in uw commerciële relaties met andere ondernemers en professionals.
• Informatie verstrekken over factuurstatussen.
• Zorgen voor vrije interconnectie en interoperabiliteit tussen technologische oplossingen of platforms. Deze procedure voor de accreditatie van interconnectie en interoperabiliteit wordt bij verordening vastgesteld.
• Ontvangers van elektronische facturen mogen hun uitgever niet verplichten om een vooraf bepaalde oplossing, platform of dienstverlener voor e-facturatie te gebruiken.
• Gedurende 4 jaar toegang bieden tot elektronische facturen voor ontvangers. Wanneer de ontvangers hiervan geen klanten meer zijn van de uitgevende bedrijven, moet hun toegang worden toegestaan gedurende de 3 jaar na het einde van de contracten.
• De toegang, het bekijken, downloaden en afdrukken van de elektronische factuur voor ontvangers vergemakkelijken.

Belangrijkste voordelen van het gebruik van de elektronische B2B-factuur

Het gebruik van elektronische facturatie biedt grote voordelen in de dagelijkse bedrijfsvoering van bedrijven:

• Digitalisering en optimalisatie van zakelijke relaties
• Reductie van tijd en kosten
• Productiviteitsverhoging
• Grotere veiligheid en betrouwbaarheid van elektronische transacties
• Vermindering van betalingsachterstanden bij commerciële activiteiten.
• Traceerbaarheid en controle van betalingen tussen bedrijven en freelancers
• Vermindering van menselijke fouten dankzij de automatisering van boekhoudprocessen.

EDICOM wereldwijd platform voor elektronische facturatie

EDICOM, een van de internationale benchmarks op het gebied van elektronische facturatie, is de provider die het meest wordt gebruikt door grote Spaanse bedrijven om elektronische facturen met elkaar uit te wisselen. Ons platform is ook een van de meest gebruikte door bedrijven uit Spanje en rest van de wereld om elektronische facturering met Spaanse overheidsdiensten te beheren, evenals andere telematicaprocedures van fiscale aard zoals SII (onmiddellijke informatievoorziening). 

In die zin biedt EDICOM haar klanten een wereldwijde oplossing die voldoet aan alle technische vereisten die zijn vastgesteld in het Spaanse elektronische facturatiesysteem of in welk ander land ook ter wereld.