Status van verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven in Spanje

Het project voor elektronische facturatie tussen bedrijven in Spanje is opgenomen in de wet "Crea y Crece" die in september 2022 werd goedgekeurd en die elektronische facturatie tot het enige systeem uitmaakt dat mag worden gebruikt in de handelsrelaties tussen bedrijven en zelfstandigen in Spanje. Dit initiatief garandeert een grotere flexibiliteit en controle van betalingen, wat zal leiden tot een vermindering van de commerciële achterstand en de groei van bedrijven zal bevorderen.

Technische regelgeving voor B2B e-facturatie in Spanje

Op 20 juni 2023 werd het Ontwerp van Koninklijk Besluit tot uitvoering van Wet 18/2022 betreffende de oprichting en groei van ondernemingen met betrekking tot elektronische facturatie tussen bedrijven en professionals gepubliceerd en werd een openbare hoorzitting geopend voor het indienen van suggesties, die eindigde op 10 juli 2023. Na deze periode dienden het Ministerie van Economische Zaken en Digitale Transformatie en het Ministerie van Financiën en Overheidsfuncties op 2 februari 2024 bij de Europese Commissie het wetsontwerp "Crea y Crece" in, waarin de wijzigingen zijn opgenomen die tijdens de openbare hoorzitting waren ingediend en waarin de factureringsverplichtingen tussen bedrijven en professionals in Spanje worden geregeld.

*De belangrijkste nieuwe kenmerken zijn:

Factuurstatussen

• De ontvangers van e-facturen moeten volledige betaling of afwijzing doorgeven aan de publieke oplossing, ongeacht of de publieke oplossing of een privaat platform werd gebruikt en of de factuurstatussen ook via het laatstgenoemde werden verzonden.
• Als de uitwisseling van facturen plaatsvindt tussen privéplatforms, moet de ontvanger van de factuur de verzender op de hoogte stellen van de afwijzing en daadwerkelijke betaling, evenals de acceptatie van de factuur. 
• Notificaties van betaalstatussen worden gedaan aan de publieke oplossing en worden niet verzonden naar de Directe Informatievoorziening (SII).
• De informatie over factuurstatussen wordt in elk geval binnen 4 kalenderdagen vanaf de datum van de gemelde status verzonden. Bij afwezigheid van afwijzing of een daaropvolgende corrigerende factuur, worden facturen geacht te zijn geaccepteerd.

Formaat van de publieke oplossing

• Het syntaxformaat van de publieke oplossing is Facturae. Tussen private platforms kan elk formaat worden gebruikt onder een van de volgende syntaxisformaten: XML, UBL, EDIFACT of Facturae.

Communicatiemechanismen van de publieke oplossing

• De publieke oplossing moet beschikken over mechanismen waarmee de uitgevers van facturen vrijwillig de inning of niet-betaling van facturen kunnen communiceren.

Kopieën van facturen

• Facturen die tussen private platforms worden uitgewisseld, worden tegelijkertijd als een naar waarheid en duidelijk geïdentificeerde kopie naar de publieke oplossing gestuurd. De ontvanger moet in de publieke oplossing beschikken over mechanismen om de originele facturen, kopieën of beide te downloaden.

Termijnen voor notificatie van factuurstatussen

• Er wordt een termijn van 12 maanden vastgesteld voor de notificatie van factuurstatussen voor bedrijven met een omzet van meer dan €8 miljoen.
• Voor de notificatie van factuurstaten voor bedrijven met een omzet van minder dan 8 miljoen euro wordt een extra termijn van 36 maanden vastgesteld.

Vanaf nu is er een periode voor bezwaren van EU-lidstaten tot 6 mei 2024. Zodra deze periode van bezwaren is verstreken, gaat de conceptregelgeving naar de Raad van State, die het definitieve ontwerp opstelt en ter goedkeuring voorlegt aan de Raad van Ministers, die het vervolgens publiceert in het Staatsblad (BOE), waarmee de geplande uitvoeringstermijnen ingaan.

Wie is verplicht om elektronische facturen uit te reiken?

Ondernemers en beroepsbeoefenaren die facturen moeten uitreiken en bezorgen voor de transacties die zij verrichten in het kader van hun bedrijfs- of beroepsactiviteit, wanneer de ontvanger van de transactie een ondernemer of beroepsbeoefenaar is, zijn verplicht om elektronische facturen uit te reiken. Deze verplichting geldt niet wanneer:

• Een van beide partijen bij de transactie het hoofdkantoor van zijn economische activiteit niet op Spaans grondgebied heeft, of daar geen vaste inrichting heeft waaraan de factuur is geadresseerd.
• Het gaat om vereenvoudigde facturen uitgereikt onder (Art.4 RD 1619/2012), behalve in het geval van gekwalificeerde vereenvoudigde facturen zoals bedoeld in artikel 7.2 van de verordening.

Vanaf wanneer is elektronische facturatie verplicht?

Het Koninklijk Besluit treedt twaalf maanden na publicatie in het Staatsblad in werking en is vanaf dat moment van kracht voor bedrijven en professionals. Volgens het ontwerp dat aan de Europese Commissie is voorgelegd, zijn de implementatiefasen als volgt:  

• 12 maanden voor de uitreiking/ontvangst van facturen en de bijhorende notificaties van bedrijven met een jaaromzet van meer dan 8 miljoen euro vanaf de definitieve publicatie van het Koninklijk Besluit.
• 24 maanden voor het uitreiken/ontvangen van facturen van bedrijven met een jaaromzet van minder dan 8 miljoen euro vanaf de definitieve publicatie van het Koninklijk Besluit.
• 36 maanden voor de bijhorende notificaties van bedrijven met een jaaromzet lager dan 8 miljoen euro vanaf de definitieve publicatie van het Koninklijk Besluit.

Tijdens de eerste 12 maanden na de inwerkingtreding van het Koninklijk Besluit moeten bedrijven die verplicht zijn om elektronische facturen uit te reiken in hun transacties, deze vergezeld doen gaan van een kopie in PDF-formaat dat de leesbaarheid ervan verzekert voor bedrijven en professionelen voor wie de verplichting om elektronische facturen te ontvangen nog niet van kracht is geworden, tenzij de ontvanger van de elektronische facturen vrijwillig en uitdrukkelijk aanvaardt om ze in hun origineel formaat te ontvangen.

Hoe gaat elektronische facturatie in Spanje werken?

Het Spaanse systeem voor elektronische B2B-facturering zal bestaan uit een reeks particuliere platforms voor elektronische factuuruitwisseling die voldoen aan de vereisten die zijn vastgelegd in het Koninklijk Besluit en de publieke oplossing voor elektronische facturering, die zal fungeren als een opslagplaats voor facturen en die zal worden beheerd door de overheidsdienst voor belastingen (AEAT).

Het Spaanse systeem voor elektronische B2B-facturering zal bestaan uit een reeks particuliere platforms voor elektronische factuuruitwisseling die voldoen aan de vereisten die zijn vastgelegd in het Koninklijk Besluit en de publieke oplossing voor elektronische facturering, die zal fungeren als een opslagplaats voor facturen en die zal worden beheerd door de overheidsdienst voor belastingen (AEAT).

Elektronische facturatie kan worden uitgevoerd via private platforms, via de publieke oplossing of via een combinatie van beide.  Bedrijven en professionals zullen verplicht worden om elektronische facturen uit te reiken en door te sturen naar hun zakelijke en professionele klanten en om ze van hun leveranciers te ontvangen via een van deze kanalen. Ongeacht het kanaal waarlangs de elektronische factuur naar de klant wordt verzonden, zullen alle opstellers van elektronische facturen die geen gebruik maken van de openbare oplossing voor elektronische facturering verplicht zijn om een getrouwe kopie van elke factuur in Facturae syntax naar de openbare oplossing te sturen, die de verplichte minimumvereisten bevat zoals gedefinieerd in de technische verordening over elektronische facturering.

Hoe maak je een elektronische factuur aan?

Elektronische facturen moeten voldoen aan de technische eisen die zijn vastgelegd in het Koninklijk Besluit waarmee de ontwikkeling van de regelgeving met betrekking tot factureringsverplichtingen wordt goedgekeurd. Volgens het ontwerp van deze regelgeving dat naar de Europese Commissie is gestuurd, kunnen ze worden uitgereikt volgens een van de volgende syntaxis:

• UN/CEFACT XML CII factuurformaat van toepassing op de gehele industrie.
• UBL-formaat van factuur en creditnota zoals gedefinieerd in ISO/IEC 19845:2015.
• EDIFACT factuurformaat in overeenstemming met ISO 9735.
• Facturae formaat, in de versie voor facturatie tussen ondernemers en professionals die op dat moment van kracht is.

De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elektronische facturen moeten worden gewaarborgd door een van de volgende mechanismen:

• Door een geavanceerde elektronische handtekening in overeenstemming met de eIDAS-verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten.
• Door elektronische gegevensuitwisseling (EDI) wanneer procedures worden gebruikt die de authenticiteit van de oorsprong en de integriteit van de gegevens garanderen.

Elektronische factuurstatussen

De ontvangers van elektronische facturen moeten, overeenkomstig de bepalingen van paragraaf 1 van artikel 2 bis van Wet 56/2007, van 28 december, de partij die verplicht is de factuur uit te reiken op de hoogte brengen van de volgende factuurstatussen:

• Volledige commerciële acceptatie of afwijzing van de factuur en de datum ervan.
• Volledige effectieve betaling van de factuur en de datum ervan.

Daarnaast kunnen de volgende statussen worden gemeld:

• Gedeeltelijke commerciële acceptatie of afwijzing van de factuur en de datum ervan. 
• Gedeeltelijke betaling van de factuur, het betaalde bedrag en de datum,
• Overdracht van de factuur aan een derde partij voor inning of betaling, met vermelding van de identiteit van de begunstigde en de datum van overdracht.

Informatie over de status van de factuur wordt verzonden binnen maximaal 4 kalenderdagen, exclusief zaterdagen, zondagen en nationale feestdagen, vanaf de datum waarop de status in elk geval is gemeld.

Interconnectie tussen particuliere e-facturatieplatformen

Aanbieders van particuliere e-facturatieplatformen zullen verplicht zijn een interconnectie tot stand te brengen met elke andere particuliere e-facturerings serviceprovider die deel uitmaakt van het Spaanse e-factureringssysteem wanneer een van hun klanten daarom verzoekt. 

Bij wijze van alternatief en indien de klant dit toestaat, mogen providers de publieke e-factureringsoplossing als interconnectiemiddel gebruiken. Indien de publieke oplossing voor dit doel wordt gebruikt, is het door de ontvanger aangewezen privé-platform voor elektronische facturering verantwoordelijk voor het omzetten van het elektronische factureringsbericht zodat het voldoet aan de door de partijen overeengekomen syntaxis en technische specificaties in het geval dat het afwijkt van het formaat en de specificaties van de publieke oplossing voor elektronische facturering, waarbij de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud behouden blijven.

EDICOM Wereldwijd e-facturatie platform

EDICOM, een internationale referentie in e-facturatie, is de provider die het meest gebruikt wordt door Spaanse bedrijven om elektronische facturen met elkaar uit te wisselen. Ons platform is ook een van de meest gebruikte door bedrijven in Spanje en de rest van de wereld voor het beheren van elektronische facturatie met Spaanse overheidsdiensten, evenals andere belasting gerelateerde telematicaprocedures zoals de SII (Immediate Supply of Information) of Ticket Bai (Baskenland).

In dit opzicht biedt EDICOM zijn klanten een wereldwijde oplossing die voldoet aan alle technische eisen die worden gesteld in het Spaanse systeem voor elektronisch factureren of in elk ander land ter wereld.