De "Crea y Crece"-wet maakt het gebruik van de elektronische factuur verplicht tussen bedrijven, kmo's en zelfstandigen in Spanje

Elektronische facturatie wordt verplicht voor Spaanse bedrijven 

Dit is een van de gevolgen van de publicatie op 29 september 2022 van wet 18/2022 op de oprichting en groei van bedrijven, beter bekend als de "Crea y Crece"-wet, die elektronische facturatie aanwijst als het enige systeem dat kan worden gebruikt in commerciële relaties tussen bedrijven en freelancers.

Met de massificatie van het gebruik van elektronische facturatie wil men de digitalisering van bedrijven bevorderen en wanbetaling bij commerciële activiteiten bestrijden, om de bedrijfsgroei in Spanje te stimuleren.

Implementatieschema elektronische facturatie

De verordening stelt een termijn van 6 maanden vanaf de bekendmaking van de wet vast waarbinnen de betrokken overheidsdiensten de technische en informatievereisten moeten vaststellen die in de elektronische factuur moeten worden opgenomen.

De aspecten met betrekking tot betaling (registratie van data en gemiddelde betalingstermijnen), de vereisten waaraan aanbieders moeten voldoen van technologische oplossingen die interoperabiliteit tussen hen mogelijk maken, of kwesties met betrekking tot ondersteunde formaten, beveiliging, controle of standaardisatie van apparaten en computersystemen, zijn de pijlers waarop de technische specificaties van het project zullen worden ontwikkeld.

Zodra deze specificaties zijn gepubliceerd, hebben bedrijven verschillende implementatiedeadlines, afhankelijk van hun omzet:

• Voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan 8 miljoen euro is de implementatieperiode 1 jaar zodra het technisch reglement is goedgekeurd.
• Voor de rest van de bedrijven, met een omzet van minder dan 8 miljoen euro, wordt de implementatieperiode verlengd tot 2 jaar na de publicatie van de wet in het BOE.

Verplichtingen voor bedrijven en professionals 

Bij gebrek aan de publicatie van het technisch voorschrift dat het nieuwe elektronische facturatiesysteem regelt, overweegt de wet de volgende verplichtingen in de particuliere sector:

• Verplichting tot het uitgeven, verzenden en ontvangen van elektronische facturen in hun commerciële relaties met andere ondernemers en professionals.
• Informatie verstrekken over factuurstatussen.
• Zorgen voor vrije interconnectie en interoperabiliteit tussen technologische oplossingen of platforms. Deze procedure voor de accreditatie van interconnectie en interoperabiliteit wordt bij verordening vastgesteld.
• Ontvangers van elektronische facturen mogen hun uitgever niet verplichten om een vooraf bepaalde oplossing, platform of dienstverlener voor e-facturatie te gebruiken.
• Gedurende 4 jaar toegang bieden tot elektronische facturen voor ontvangers. Wanneer de ontvangers hiervan geen klanten meer zijn van de uitgevende bedrijven, moet hun toegang worden toegestaan gedurende de 3 jaar na het einde van de contracten.
• De toegang, het bekijken, downloaden en afdrukken van de elektronische factuur voor ontvangers vergemakkelijken.

Openbare raadpleging over de ontwikkeling van het technische reglement voor elektronische B2B-facturen in Spanje

Gepromoot door het ministerie van Economische Zaken en Digitale Transformatie, is het doel van de raadpleging om de meningen te verzamelen van de meest representatieve mensen en organisaties die potentiële verplichte deelnemers zijn, evenals de bedrijven die B2B elektronische facturatiediensten aanbieden en andere fabrikanten en ontwikkelaars van computersystemen met betrekking tot facturatie, over de problemen die moeten worden opgelost, de doelstellingen van de norm en mogelijke alternatieve oplossingen.

Deze openbare raadpleging maakt het mogelijk om bijdragen te leveren voordat het technisch reglement wordt opgesteld dat de "Creëer en Groei"-wet met betrekking tot elektronische facturatie ontwikkelt. Op deze manier worden de volgende blokken voorgesteld met kwesties die verband houden met de elementen die nodig zijn voor het organiseren van het B2B elektronische facturatiesysteem in Spanje:

• Draagwijdte
• Architectuur
• Interoperabiliteit van formaten
• Platform interconnectie
• Factuurstatussen
• Indiening van informatie bij overheidsdiensten
• Aanpassingen voor kleinere en zelfstandige bedrijven

Zodra de bijdragen van de raadpleging zijn beoordeeld, zal het technisch voorschrift dat de fundamentele aspecten van de verplichting bevat, worden opgesteld en in een openbare hoorzitting worden behandeld voordat het definitief wordt goedgekeurd.

Elektronisch factureren als fiscale controlemaatregel

Met de goedkeuring van de "Crea y Crece"-wet zijn bedrijven verplicht om andere bedrijven of freelancers elektronisch te factureren voor de levering van hun diensten. In de publieke sfeer gebeurt dit al sinds 2015 met het versturen van elektronische facturen naar de overheid door leveranciers. 

Nu dit model is overgedragen aan de private sfeer, moeten bedrijven hun systemen aanpassen aan de technische vereisten die door de wet zijn vastgelegd om facturen te kunnen uitgeven en ontvangen in het gevestigde elektronische formaat. Het doel van deze wet met de invoering van elektronische facturatie is het verbeteren van de controle op de facturatie van Spaanse bedrijven en het verminderen van belastingontduiking, terwijl het hen helpt hun productiviteit te verhogen en hun commerciële relaties te digitaliseren.

Belangrijkste voordelen van het gebruik van de elektronische B2B-factuur

Het gebruik van elektronische facturatie biedt grote voordelen in de dagelijkse bedrijfsvoering van bedrijven:

• Digitalisering en optimalisatie van zakelijke relaties
• Reductie van tijd en kosten
• Productiviteitsverhoging
• Grotere veiligheid en betrouwbaarheid van elektronische transacties
• Vermindering van betalingsachterstanden bij commerciële activiteiten.
• Traceerbaarheid en controle van betalingen tussen bedrijven en freelancers
• Vermindering van menselijke fouten dankzij de automatisering van boekhoudprocessen.

Spanje zet in op elektronische facturatie in de private sector

Spanje sluit zich dus aan bij de veralgemening van het gebruik van elektronische facturatie, ook op B2B-gebied, in navolging van andere Europese landen zoals Italië, Frankrijk, Polen of Albanië. De invoering van deze elektronische facturatiesystemen biedt concurrentievoordelen voor alle particuliere bedrijven, aangezien ze de kosten verlagen van de middelen die worden gebruikt voor het verwerken en beheren van papieren facturen, met een betere behandeling van informatie en communicatie tussen betrokkenen bij het facturatieproces. 

EDICOM heeft in dit opzicht ruime ervaring in het ontwikkelen van elektronische facturatieoplossingen op het gebied van B2B, B2G en B2C. Om dit te doen, biedt het zijn klanten een oplossing die hen kan verbinden met elke partner in de publieke of private sfeer.

EDICOM wereldwijd platform voor elektronische facturatie

EDICOM, een van de internationale benchmarks op het gebied van elektronische facturatie, is de provider die het meest wordt gebruikt door grote Spaanse bedrijven om elektronische facturen met elkaar uit te wisselen. Ons platform is ook een van de meest gebruikte door Spaanse en andere bedrijven van over de hele wereld om elektronische facturatie met Spaanse overheidsdiensten te beheren, evenals andere telematica-procedures van fiscale aard zoals de SII (Onmiddellijke Levering van Informatie).

Onze diensten zijn gebaseerd op zelfontwikkelde technologie, zodat elke aanpassing of update hiervan snel wordt uitgevoerd zonder dat dit gevolgen heeft voor de interne procedures van de meer dan 17.000 bedrijfsklanten die onze oplossingen dagelijks gebruiken.

In afwachting van de officiële publicatie in het BOE van het technisch reglement dat het nieuwe facturatiesysteem tussen bedrijven en zelfstandigen regelt, evenals de verschillende eisen waaraan elektronische facturatieoplossingen moeten voldoen. EDICOM werkt aan het bewaken en naleven van de verplichtingen die vereist zijn door de "Crea y Crece"-wet, om haar klanten een goedgekeurde oplossing te bieden voor elektronische facturatie tussen particuliere bedrijven in Spanje.