Singapore: e-factuurproject InvoiceNow via Peppol

Elektronische facturatie in Singapore

Singapore lanceerde in 2019 het nationale netwerk voor e-facturering op basis van de Peppol-infrastructuur en werd daarmee het eerste land buiten Europa dat het Europese netwerk gebruikte voor de uitwisseling van e-facturen tussen particuliere bedrijven. Om e-facturatie in Singapore te bevorderen, lanceerde het orgaan dat verantwoordelijk is voor het e-facturatiesysteem, de Infocomm Media Development Authority, of IMDA, InvoiceNow, een reeks initiatieven met onder meer financiële beloningen voor bedrijven die e-facturatie toepassen.

De Peppol Autoriteit van het land, IMDA, is verantwoordelijk voor het toewijzen van toegangspunten en het definiëren van de technische specificaties van het e-facturatiesysteem. Bedrijven die in Singapore willen e-factureren, moeten beschikken over een Peppol Access Point en een e-facturatiesysteem dat facturen in de Peppol-standaard kan verzenden.

Sinds september 2024 kunnen overheidsinstanties elektronische facturen ontvangen via het InvoiceNow-platform. Leveranciers moeten de e-facturen naar de Peppol-identifier van de Algemene Boekhoudingsdienst (AGD) sturen. Deze e-facturen worden naar de respectieve instanties gestuurd op basis van de Business Unit die op de e-facturen is aangegeven.

Om het proces te stroomlijnen en leveranciers duidelijkheid te verschaffen, heeft IMDA unieke Peppol-identifiers voor alle overheidsinstellingen centraal geregistreerd. Daarom hebben leveranciers nu de mogelijkheid om e-facturen rechtstreeks naar overheidsinstellingen te sturen met behulp van de unieke Peppol-identifier van de instelling. 

Implementatiekalender

De Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS) heeft het tijdschema bevestigd voor het nieuwe B2B e-facturatie mandaat voor Singaporese bedrijven.

GST-geregistreerde bedrijven zullen het InvoiceNow-platform moeten gebruiken om factuurgegevens rechtstreeks naar de belastingdienst te sturen.

Deze implementatie zal geleidelijk worden ingevoerd, in verschillende fasen:

• Vanaf 1 mei 2025: vroegtijdige vrijwillige invoering door GST-geregistreerde bedrijven.
• Vanaf 1 november 2025: nieuw opgerichte bedrijven registreren zich op vrijwillige basis bij de GST.
• Vanaf 1 april 2026: voor alle nieuwe GST-registranten op vrijwillige basis.

Hoe werkt InvoiceNow?

InvoiceNow maakt directe verzending van facturen in gestructureerd formaat van het ene beheersysteem naar het andere mogelijk, waardoor bedrijfskosten worden verlaagd en betalingscycli worden verkort. InvoiceNow werkt binnen het kader van de Peppol-standaard, waardoor automatiseringsmogelijkheden in elektronisch documentbeheer worden vergemakkelijkt. Als gevolg hiervan kunnen zowel kleine en middelgrote als grote ondernemingen profiteren van soepelere facturering en snellere betalingen, met kortere factuurverwerkingstijden zonder handmatig papierwerk.

Het InvoiceNow platform zal een Peppol 5-hoeksmodel (Peppol CTC) gebruiken. In tegenstelling tot het 4-hoeksmodel, waarbij de uitwisseling van documenten via de Access Points verloopt, introduceert het 5-hoeksmodel een extra stroom waarbij de Access Points ook documenten naar het belastingplatform sturen.

EDICOM is door de Infocomm Media Development Authority (IMDA) geaccrediteerd als Access Point voor het Peppol netwerk in Singapore. Via ons Access Point kunt u het juiste InvoiceNow formaat aanmaken en automatisch versturen, zowel naar ontvangers als naar internationale organisaties en overheden. Facturen worden uitgewisseld in een PINT SG gestructureerd formaat en er wordt een kopie gestuurd naar IRAS.

De technische specificaties “Invoice Data Submission Specifications for IRAS GST InvoiceNow Requirement” zijn nu beschikbaar voor dienstverleners en GST geregistreerde bedrijven om de verbetering van hun systemen te plannen.

Updates voor InvoiceNow

IMDA heeft twee nieuwe soorten commerciële documenten mogelijk gemaakt op het InvoiceNow-netwerk.

Inkooporder: Hiermee kunnen kopers een elektronisch orderdocument naar leveranciers sturen van systeem naar systeem zonder menselijke tussenkomst. Als de ordergegevens in het systeem van de leverancier staan, kan de leverancier de ordergegevens omzetten in een elektronische factuur die via het netwerk naar de inkoper wordt teruggestuurd. Dit bespaart inspanningen op het gebied van gegevensinvoer en verbetert de kwaliteit van de gegevens die inkopers nodig hebben om de factuur en order op elkaar af te stemmen. Dit helpt de verwerking en betaling aan leveranciers te versnellen.

Factuurreactie: Dit is een document dat inkopers naar leveranciers sturen om de status van de factuur van de leverancier in het systeem van de inkoper bij te werken. Op deze manier worden leveranciers op de hoogte gebracht van de factuurstatus, wat automatisch de opvolgingstijd met inkopers verkort en de klanttevredenheid onnodig in gevaar brengt.

IMDA-geaccrediteerde Peppol-Ready leveranciers van oplossingen die verbinding maken met het netwerk zijn verplicht om de ontvangst van deze documenten te ondersteunen.

Voldoen aan e-facturatie in Singapore

EDICOM's wereldwijde facturatieplatform is volledig geïntegreerd met uw ERP en stelt u in staat om e-facturen te verzenden naar en te ontvangen van elk agentschap of bedrijf in Singapore. 

• EDICOM creëert het PINT SG formaat en stuurt het naar het Access Point van bestemming. 
• Tegelijkertijd maakt het via API verbinding met het IRAS en stuurt het een kopie van de e-factuur.
• EDICOM is ook in staat om inkomende e-facturen, ontvangen van andere Peppol Access Points, te integreren in uw ERP.

Via EDICOM kunt u het hele proces van verzenden en ontvangen van elektronische documenten met elk bedrijf in Singapore automatiseren en digitaliseren.

De EDICOM-oplossing laat niets over aan derden. Alle processen worden uitgevoerd op onze eigen cloudgebaseerde infrastructuur. Hierdoor kunnen bedrijven werken zonder nieuwe installaties op hun systemen uit te hoeven voeren of zich zorgen te maken over onderhoud.

Een van de grootste voordelen van een wereldwijde provider als EDICOM is dat het mogelijk is om al uw elektronische communicatie te centraliseren, zelfs als uw bedrijf in verschillende landen actief is.

Met de EDICOM-oplossing hebben bedrijven de geruststelling dat ze zich correct kunnen aanpassen aan de geldende wetgeving en processen. Het platform zet de communicatie automatisch om in de vereiste formaten en standaarden, volgens de vastgestelde beveiligings- en berichtenprotocollen.

Peppol's belangrijkste mijlpalen in Singapore

Singapore blijft e-facturering stimuleren om bedrijven te helpen hun efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen, de betalingscyclus te optimaliseren en het milieu zo min mogelijk te belasten.

Peppol is een reeks specificaties die ontworpen zijn om inkoopprocessen tussen bedrijven en overheidsinstellingen te vereenvoudigen, ongeacht hun locatie of de systemen die ze gebruiken. Door zijn veelzijdigheid en internationale bereik wordt het niet alleen in Europa of in de B2G-sector toegepast, maar wordt het gebruikt om op wereldwijde schaal elektronische documenten uit te wisselen tussen allerlei entiteiten.

1. IMDA werd in mei 2018 de eerste Peppol-autoriteit buiten Europa. De regering van Singapore besloot haar e-facturatiesysteem te ontwikkelen met behulp van Europese normen en Peppol-infrastructuur met als doel de internationale handel te bevorderen.
2. Het nationale e-factuurnetwerk werd in januari 2019 gelanceerd, met 11 service providers met toegangspunten die klaar zijn om de markt te bedienen.
3. In 2019 werd een Peppol Ready-oplossing accreditatie gecreëerd en in januari 2020 zijn meer dan 50 providers van Peppol-oplossingen met succes op het netwerk aangesloten.
4. De regering van Singapore heeft in januari 2020 een nieuw kanaal toegevoegd voor leveranciers om e-facturen in te dienen via het nationale e-factuurnetwerk, en dit is sindsdien het voorkeurskanaal voor leveranciers geworden.
5. In maart 2020 werd de subsidie voor de registratie van e-facturen aangekondigd om bedrijven te stimuleren zich tegen 31 december 2020 bij het netwerk aan te sluiten.
6. Het nationale e-factuurnetwerk werd in september 2020 omgedoopt tot InvoiceNow.- La red nacional de facturación electrónica pasó a llamarse InvoiceNow en septiembre de 2020.

Voordelen voor grote ondernemingen

Vermindering van handmatig werk

• Ontvangst van facturen in een standaard elektronisch formaat.
• Geen manuele registratie en verwerking van factuurgegevens.
• Naadloze integratie van uw ERP-systeem in het Peppol-netwerk.

Minder foutenverwerking

• De volledig geautomatiseerde overdracht van factuurgegevens naar uw ERP-systeem beperkt foutieve invoer tot een minimum.
• Het vermindert aanzienlijk de tijd en moeite die nodig zijn om fouten op te sporen en later in het proces te corrigeren.

Nieuwe mogelijkheden voor leveranciersbeheer

• Onderhandel over vroegtijdige betalingskortingen dankzij de mogelijkheid om facturen snel te verwerken.
• Geef uw leveranciers online status updates zoals ontvangen, erkend en betaald (optioneel).