Wat is een QR-code en waar dient deze voor bij facturering

De QR-code is populair geworden en kent momenteel een nuttige toepassing op bijna alle gebieden van het dagelijks leven. In de afgelopen jaren is het ook een technologische oplossing geworden die, toegepast op elektronische facturen, een betere fiscale controle mogelijk maakt.

De QR-code is de tweedimensionale grafische weergave van op tekst gebaseerde gegevens. Een codering die wordt gelezen door een specifieke lezer, software of mobiele applicaties.  Het staat voor Quick Response (snelle respons) code. Met deze applicatie kunt u onmiddellijk de informatie kennen die het bevat via links naar webpagina's, documenten, enz.

Aanvankelijk werd het gemaakt om te worden gebruikt in de auto-industrie voor de registratie van reserveonderdelen, en het gebruik ervan in voorraadbeheer werd uitgebreid naar uiteenlopende sectoren zoals opslag en logistiek, detailhandel of transport. Met de popularisering van mobiele telefoontoepassingen voor QR-lezen, maakt het gebruik van deze codes deel uit van het dagelijks leven en bieden ze extra informatie in allerlei producten en diensten.

Een van de toepassingen die zich begint te verspreiden, heeft betrekking op fiscale controle. Het doel is om lagere winst- en verliesrekeningen of hogere aftrekdeclaraties door valse facturen te voorkomen.

De integratie van QR-codes in facturen en verkooptickets, elektronisch of afgedrukt met behulp van  factureringssoftware, maakt de snelle verificatie van facturen door de eindconsument mogelijk.

Momenteel hebben Europese belastingdiensten zoals Portugal, Oostenrijk, Duitsland, Zweden en Polen deze systemen geïmplementeerd of zullen ze binnenkort implementeren. In Spanje zal Baskenland het vanaf 2021 verplicht toepassen en buiten de Europese scope passen India, enkele Latijns-Amerikaanse landen zoals Colombia, Guatemala, Peru, Bolivia, onder andere, en de regering van Quebec in Canada het al toe.

De toepassing van het QR-systeem bij facturering beantwoordt aan de aanbeveling van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), die de belastingdiensten aanspoort om "effectieve technologische oplossingen te implementeren om belastingontduiking en -fraude op te sporen en te voorkomen".

In het algemeen bestaat de werking van het systeem uit het gelijktijdig verzenden naar de schatkist door de belastingplichtige die economische activiteiten verricht, van bepaalde fiscale informatie die verband houdt met de werking van de verkoop van producten of diensten en die wordt verzameld in de factuur of het document. Na verzending wordt een QR-code gegenereerd die in de factuur of het document moet worden opgenomen.

Het verkrijgen van de QR impliceert dus de voorafgaande validatie van de factuur door de belastingdienst.

Dankzij deze code kan de eindklant deze scannen en de geldigheid van de factuur controleren.

Enkele voorbeelden van QR-facturering

In Spanje zullen de provinciale belastingdiensten en de autonome regering van Baskenland het Ticket Bai-TBAI-systeem vanaf 2021 verplicht invoeren. Telkens wanneer een verkoopbewerking wordt uitgevoerd, wordt een XML-TBAI-bestand gegenereerd, dat moet worden ondertekend en automatisch naar de bijbehorende provinciale schatkist moet worden verzonden. Het bedrijf moet een factuur genereren die de TicketBAI ID en een QR bevat, met de nodige informatie om te kunnen controleren of de factuur correct is door de eindconsument.

Dit systeem is vergelijkbaar met het systeem dat reeds in Spanje is ingevoerd met de onmiddellijke verstrekking van informatie (SII),, voor het elektronisch bijhouden van btw-registratieboeken.  Dit systeem vereist de uitgifte en elektronische aangifte van de gegevens van uitgegeven en ontvangen facturen binnen een periode van maximaal vier kalenderdagen, inclusief vereenvoudigde facturen (tickets). De SII treft grote bedrijven, terwijl het TBAI-systeem ook kmo's en zelfstandigen omvat.

In India geven belastingbetalers facturen uit en sturen deze naar zogenaamde Invoice Registration Portals (IRP's). IRP's genereren een uniek referentienummer: Invoice Reference Number (IRN) voor elke factuur, ze ondertekenen deze digitaal en genereren een QR-code. IRP's sturen vervolgens elektronische facturen naar zowel het GST-netwerk als de ontvangers van die facturen per e-mail.
In Latijns-Amerika is de QR-code vereist in het gestandaardiseerde gedrukte formaat, dit is het geval in Bolivia dat op een flexibele en eenvoudige manier toegang geeft tot een link in het belastingportaal en om een belastingdocument te kunnen valideren als het is geregistreerd.

In Colombia moet een grafische weergave van de elektronische factuur worden verstrekt voor ontvangers die niet het standaard elektronische formaat ontvangen, met grafische elementen zoals QR-codes.

In Mexico is er een gestandaardiseerd formaat voor het afdrukken van betalingsbewijzen. Dit formaat bevat onder andere een QR-code met bepaalde informatie van fiscale aard.

In Uruguay moet de afgedrukte elektronische factuur een digitaal stempel bevatten, dat wordt weergegeven in een tweedimensionale code met belastinginformatie waarmee de factuur kan worden geverifieerd.

Het belangrijkste voordeel van de toepassing van dit controlesysteem is de toename van de belastinginning en het afschrikkende effect op ontduiking of fraude.