Praktische toepassingen van elektronische langetermijnarchivering
Praktijkgevallen waarin elektronische documentarchivering onmisbaar is voor de digitale transformatie van bedrijven.
Elektronische langetermijnarchivering voor een papierloze strategie
Het beheer van documenten op papier slorpt heel wat middelen op, zowel economisch als menselijk.
Overschakelen op een model op basis van bewaring van documenten in uitsluitend elektronische vorm met volledige garanties van wettigheid en naleving van de geldende regelgeving is een sprong die moet worden gemaakt. In die zin is het raadzaam om een beroep te doen op de diensten van een vertrouwensdienstverlener die de verantwoordelijkheid op zich neemt om al uw documenten in de loop van de tijd veilig op te slaan.
Elektronische archivering van documenten die met overheidsdiensten worden uitgewisseld
De Europese Unie beleeft een tijdperk van digitale transformatie, waardoor het gebruik van e-facturatie met overheidsinstanties wordt afgedwongen. Dit is vastgelegd in Richtlijn 2014/55/EU, die de Europese publieke sector en haar leveranciers verplicht om bij aanbestedingen een specifieke standaard voor e-facturatie te gebruiken.
Door een elektronische oplossing voor facturatie te implementeren, kan op een wendbare manier ook een elektronisch archiveringssysteem worden ingevoerd dat het beheer ervan met een wettelijke garantie automatiseert. Op die manier worden zowel de uitgifte- als de archiveringstaken onmiddellijk en zonder fouten uitgevoerd.
Hoe werkt het?
1. ERP-integratie
Het EDICOM-platform integreert met de ERP om facturen in het formaat uit te geven dat door de betreffende overheidsinstantie wordt vereist.
2. Connectiviteit met overheidsinstanties
De EDICOM-oplossing biedt een direct tweerichtingscommunicatiekanaal dat zowel de verzending van facturen als de ontvangst van antwoorden over de verwerkingsstatus van de documenten automatiseert.
3. Archivering
Wij passen op de originele documenten elektronische archiveringsprocedures toe. Als Ggekwalificeerde vertrouwensdienstverlener in Europa (eIDAS) passen wij geavanceerde cryptografische processen toe (e-handtekening, elektronische tijdstempel, enz.) om op Europees niveau de integriteit en authenticiteit van documenten te garanderen.
4. ACK-beheer
Het EDICOM-platform ontvangt de verschillende ACK's (antwoordbevestigingen) van de instanties met informatie over de status van elke factuur en integreert deze in de ERP, waardoor een geheel van bestanden en bewijsstukken binnen één contractuele relatie wordt gecreëerd en wat raadpleging van documenten eenvoudiger maakt. Deze antwoorden worden ook bewaard in de langetermijnarchiveringsoplossing met de garantie van het cijfer van de gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener, zoals gedefinieerd door EU-verordening 910/2014.
Elektronische archivering van btw-documenten
Met EDICOMLta archiveert u fiscale gegevens van gedeclareerde facturen en statusberichten van bevoegde belastingdiensten op een veilige manier.
In deze context moet deze bewaring van transacties op een veilige en gecertificeerde manier gebeuren, zodat ze als wettelijk bewijs kunnen dienen in geval van een incident of een vordering van derden.
Wettelijke bewijswaarde van uw belastingdocumenten
1. Integratie met boekhoudsystemen
EDICOMLta integreert met het EDI-platform of met interne bedrijfsbeheersystemen en archiveert een gedetailleerde voorgeschiedenis van de elektronische documenten die bij de belastingautoriteit worden ingediend.
2. Elektronische bestanden
De ingediende fiscale factuurgegevens en de door de belastingdienst afgegeven statusberichten worden veilig in de vorm van elektronische bestanden gearchiveerd.
3. Toepassing van metagegevens
De oplossing past metagegevens toe die de classificatie en identificatie van de ingediende documenten mogelijk maken. Bovendien kunnen de uitgewisselde documenten hiërarchisch worden gerangschikt en met elkaar in verband gebracht. Het systeem zorgt voor traceerbaarheid en maakt snelle raadpleging en opzoeking van elk dossier mogelijk.
4. Bestanden opvragen
U kunt op elk moment verzonden bestanden en ontvangen ontvangstbevestigingen die ermee gearchiveerd zijn, opvragen en raadplegen.
Een internationaal gecertificeerd platform
De EDICOMLta-oplossing is ontwikkeld en gecertificeerd in overeenstemming met de hoogste internationale normen voor elektronische archivering, zoals de eIDAS-verordening of ISO 14641-1.
Daarnaast hebben wij lokale certificeringen in regio's waar specifieke wetten voor elektronische archivering bestaan, zoals de Conservazione Elettronica en Italia of NOM151 in Mexico.
Elektronische archivering op de HR-afdeling
HRM omvat het beheer van een groot aantal documenten met betrekking tot werknemers (loonlijsten, contracten, belastingaangiften, ziekteverlof, buitengewoon verlof, reiskosten, enz.) De uitdagingen waarmee HR-managers op het gebied van documentbeheer worden geconfronteerd zijn talrijk: beheer van grote hoeveelheden documenten, heterogeniteit van formaten en soorten, classificatie, bewaring, raadpleging, enz.
Gezien de gevoeligheid van deze documenten moeten zij onder strenge veiligheidsvoorwaarden worden gearchiveerd en moeten documenten die in het dossier van een werknemer staan, kunnen worden getraceerd.
Documenten van een werknemer in één enkel bestand centraliseren
1. ERP-integratie
De oplossing maakt verbinding met de ERP om digitale en multimediadocumenten vast te leggen. Het is mogelijk om grote batches documenten te verzenden en ze te archiveren volgens efficiëntiecriteria op basis van werknemer-ID's.
2. Handmatig documenten uploaden
Documenten kunnen ook worden geüpload door de interface van de oplossing met een drag & drop-systeem te openen.
3. Toepassing van elektronische verzegeling
Op de documenten worden gekwalificeerde elektronische zegels en gekwalificeerde tijdstempels aangebracht om hun integriteit te waarborgen.
4. Traceerbaarheid door metagegevens
Documenten worden in de oplossing aan de hand van een met de klant overeengekomen metadatastructuur en werknemer-ID geclassificeerd. Hierdoor kan een spoor worden gecreëerd dat alle documenten van een werknemer in één enkel elektronisch dossier samenbrengt.
5. Kennisgevingen verzenden
De oplossing stuurt de werknemer een bericht met een privé, beveiligde link om het gearchiveerde document te downloaden.
6. Privé en veilige toegang
Elke werknemer heeft een eigen privé-omgeving waar hij op elk moment zijn dossier kan raadplegen. Bovendien worden alle handelingen (raadplegen, bekijken of downloaden), die op elk document worden uitgevoerd, als bewijsmateriaal geregistreerd.
Het laatste nieuws over elektronische archivering
ViDA (BTW in het digitale tijdperk) - EU bereikt akkoord over digitale BTW-maatregelen
Hoe werkt elektronische facturatie in Costa Rica
Elektronische facturering in Italië
Stuur ons uw contactgegevens toe en wij nemen direct contact met u op.
Praat met een van onze specialisten voor heldere antwoorden op al uw vragen over onze oplossingen voor data-integratie.
