SAF-T Polen: Elektronische btw-aangifte via JPK_VAT en JPK_CIT

SAF-T rapportage in Polen

Polen was een van de eerste Europese landen die e-filing of e-accounting verplicht stelde. Het elektronische btw-rapportagesysteem bekend als SAF-T Polen werd in 2016 verplicht voor grote belastingplichtigen.

De belangrijkste doelstelling van het ministerie van Financiën is om het proces van elektronisch indienen van documenten te optimaliseren door het aantal uit te geven dossiers te verminderen, wat vaak gepaard gaat met dubbele belastinggegevens. Deze aanpak reduceert het aantal documenten tot één SAF-T bestand.

SAF-T-documenten moeten in XML-formaat naar het nationale KAS-platform van de belastingdienst worden gestuurd. Twee bestanden, JPK_VAT en JPK_CIT, zijn verplicht. Beide moeten ondertekend worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening en gedurende 5 jaar bewaard worden.

JPK_VAT-bestand: Elektronische belastingaangifte

Polen was een van de eerste landen in Europa die het gestandaardiseerde SAF-T-bestand gebruikten om de naleving van de belastingwetgeving en de rapportage door bedrijven te stroomlijnen. 

olen introduceerde zijn versie van SAF-T, bekend als Jednolity Plik Kontrolny (JPK), in 2016, waardoor het maandelijks indienen van JPK_VAT verplicht werd voor zowel Poolse bedrijven als bedrijven die actief zijn in het land. De afgifte van dit document is sinds 1 oktober 2018 verplicht voor alle bedrijven. 

De nieuwe versie van het JPK_VAT-bestand van SAF-T vervangt de volgende bestanden: VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ en VAT-ZD. Dit voorkomt dubbele informatie en vereenvoudigt de belastingaangifteprocessen voor zowel de overheid als de belastingplichtigen.

De JPK_VAT-bestanden en de bestanden met betrekking tot de elektronische boekhouding moeten in XML worden aangeleverd, volgens het SAF-T-formaat dat door de OESO is ontwikkeld. Het JPK_VAT-bestand moet vóór de 25e van elke maand worden verstuurd.

Het JPK_VAT-bestand voor de btw-aangifte bestaat voornamelijk uit twee delen. Enerzijds bevat het velden voor het opnemen van btw-records (informatie over verkopen en aankopen). Anderzijds de velden met de fiscale gegevens van de btw-aangifte van bedrijven en belastingplichtigen (btw-7- en btw-7K-aangiften).
Er zijn twee typen JPK_VAT-bestanden, afhankelijk van of het bedrijf de btw maandelijks of per kwartaal aangeeft:

• JPK_V7M: voor belastingplichtigen die maandelijks btw-aangifte doen.
• JPK_V7K: voor belastingplichtigen die elk kwartaal aangifte doen.

Vanaf oktober 2020 is het verplicht om de JPK_VAT gecombineerd met de JPK_V7M/K in te dienen.
Naast de JPK_VAT moeten bedrijven bereid zijn om de volgende boekhoudkundige bestanden elektronisch in te dienen in geval van een audit. Het gaat om de volgende bestanden:

1. JPK_FA (Faktury VAT): register van verkoopfacturen. Het bevat gegevens over de goederen op elke verkoopfactuur en informatie over de transactie zelf.
2. JPK_FA_RR: bevat informatie over RR btw-facturen.
3. JPK_MAG (Magazyn): Magazijngegevens. Het bevat informatie over de verplaatsing van goederen, de ontvangsten en uitgiften ervan, evenals gegevens over de waarde, de staat of het factuurnummer van de transactie met betrekking tot de goederen in kwestie.
4. JPK_KR (Księgi Rachunkowe): bevat alle boekingen in de boekhouding.
5. JPK_WB (Wyciągi bankowe): bankafschrift met informatie over elke transactie op de rekening, inclusief details van tegenpartijen of overdrachtswaarden. Het genereren van JPK WB kan worden opgedragen aan een bank.
6. JPK_EWB (Ewidencja przychodó): inkomensregister voor btw-belastingplichtigen die een forfait gebruiken als vorm van belastingaanslag.
7. JPK_PKPiR (Podatkowa księga przychodów i rozchodów): bevat boekhoudkundige gegevens die in een logische structuur zijn georganiseerd. Het verwijst naar degenen die een belastingadministratie bijhouden van inkomsten en uitgaven.

Bestand JPK_CIT: Elektronische aangifte voor de vennootschapsbelasting. (CIT)

Het Poolse ministerie van Financiën vereist de indiening van een ander SAF-T-bestand, JPK_CIT genaamd. Dit komt voort uit de splitsing van het JPK_KR schema in twee verschillende schema's:

• JPK_KR_PD voor grootboeken gebaseerd op PIT en CIT inkomstenbelastingwetten.
• JPK_ST_KR voor registraties van vaste activa en immateriële en juridische waarden.

Momenteel is deze informatie op aanvraag vereist, maar vanaf 2025 is het verplicht om deze jaarlijks in te dienen. De verplichting wordt geleidelijk ingevoerd, afhankelijk van de grootte van de entiteit en de begindatum van het boekjaar.

Vanaf 31 december 2024 moeten ze de JPK_KR indienen

• Bedrijven met een jaaromzet van meer dan €50 miljoen.
• Fiscale kapitaalgroepen (PGK's)

Vanaf 31 december 2025 moeten zij de JPK_KR, de JPK_PKPIR en de JPK_EWP indienen

• Andere CIT en PIT/PPE/PPL belastingplichtigen die de JPK_VAT moeten indienen.

Vanaf 31 december 2026 moeten zij JPK_KR, JPK_PKPIR en JPK_EWP indienen

• Alle andere CIT en PIT/PPE/PPL belastingplichtigen, ongeacht hun grootte en bedrijfsactiviteit.

EDICOM wereldwijd compliance platform

EDICOM automatiseert het genereren, indienen en opslaan van SAF-T bestanden bij de Poolse belastingdienst. Het EDICOM platform zet de gegevens om in het vereiste formaat en maakt verbinding met het KAS platform om ze voor de 25e van elke maand te verzenden. Dit vermindert de handmatige inspanning, elimineert fouten en stroomlijnt het rapportageproces, waardoor bedrijven zich kunnen richten op hun kernactiviteiten terwijl ze aan de regels blijven voldoen.

Bovendien kan EDICOM alle documenten elektronisch opslaan voor latere raadpleging of opvragen door de belastingdienst.

EDICOM's compliance platform biedt oplossingen om te voldoen aan de SAF-T (Standard Audit File for Tax) eisen, waardoor bedrijven op een efficiënte manier de naleving van de belastingwetgeving in meerdere landen kunnen beheren.

Het is ontworpen om de unieke SAF-T vereisten van meerdere landen te verwerken, waardoor naleving van zowel lokale als internationale belastingregels wordt gewaarborgd. Dit helpt bedrijven om soepel te opereren in verschillende jurisdicties en zich aan te passen aan steeds veranderende wettelijke kaders.

EDICOM blijft op de hoogte van wijzigingen in de regelgeving voor SAF-T wereldwijd en werkt het platform automatisch bij om te zorgen voor voortdurende naleving. Dit bespaart bedrijven tijd en middelen om zelf wetsupdates bij te houden.

Door gebruik te maken van EDICOM's wereldwijde platform kunnen bedrijven hun operationele efficiëntie verbeteren, naleving van SAF-T garanderen en de risico's van grensoverschrijdende belastingontduiking beperken.