Hoe werkt elektronische facturatie en belastingrapportage in Zuid-Afrika

In Zuid-Afrika is er momenteel geen verplichting op het gebied van elektronische facturatie of elektronische btw-aangifte. De instantie die elektronische factuur- en btw-rapportage reguleert, is de Zuid-Afrikaanse belastingdienst SARS. 

De SARS heeft verschillende voorschriften gepubliceerd over vereisten en voorwaarden voor het werken met elektronische facturatie. Eind 2021 publiceerde het een verordening waarin de vereisten worden vastgelegd voor de inhoud van facturen die worden uitgegeven door digitale dienstverleners die voor btw-doeleinden in Zuid-Afrika zijn geregistreerd. Deze verordening is op 10 december 2021 in werking getreden.

De eisen van de nieuwe regeling zijn ruimer dan die van de voorheen geldende regels die zijn voorgeschreven in het Bindend Algemeen Besluit 28 (BGR28).  Dit zijn enkele van de elementen die in de verordening zijn opgenomen:

• Naam en btw-registratienummer van de elektronische dienstverlener
• Naam en adres (bedrijf, residentieel of post) van de ontvanger en btw-registratienummer als de ontvanger is geregistreerd (e-mailadres is niet langer voldoende)
• Individueel serienummer
• Datum van uitgifte
• Een volledige en adequate beschrijving van de geleverde elektronische diensten
• De tegenprestatie in geld voor de levering in de valuta van een land en indien de tegenprestatie wordt weergegeven in de valuta van
  • de Republiek: De waarde van de levering en het bedrag van de geïnde belasting of een verklaring dat de tegenprestatie een last omvat in verhouding tot de belasting en het tarief waartegen de belasting in rekening is gebracht; of
  • elk ander land dan de Republiek: Het bedrag van de in een later stadium verschuldigde belasting in de valuta van de Republiek of een afzonderlijk document dat door de elektronische dienstverlener aan de ontvanger daarvan is afgegeven en dat het bedrag van de in een later stadium verschuldigde belasting in de valuta van de Republiek en de gebruikte wisselkoers weergeeft.

Daarnaast moeten elektronische facturen minimaal 5 jaar bewaard worden.

Realiseer volledige automatisering en integratie van uw facturatieprocessen

Dankzij EDI-technologie is het mogelijk om alle processen te automatiseren, zowel uitgifte als ontvangst voor integratie met het ERP van het bedrijf.

Onze oplossing integreert met uw managementsysteem of ERP voor de uitwisseling van documenten en gestructureerde berichten. In het geval van facturen legt de module verbindingen met het interne systeem om de uitgifte en ontvangst van facturen te integreren.

Debiteuren: Het maakt het mogelijk om berichten te automatiseren van records die rechtstreeks in het ERP van het bedrijf zijn gegenereerd. Tijdens het verzenden van facturen naar klanten transformeert de oplossing gegevensstructuren naar de vereiste normen (EDIFACT, X12, PEPPOL, UBL, ODETTE, XML EDI), technische en juridische specificaties van elk land; en implementeert ook de digitale handtekening. Dit betekent dat we met een compliance-oplossing te maken hebben.

Crediteuren: Het facturatieplatform ontvangt facturen van leveranciers en valideert deze volgens de technische en juridische specificaties van elk land waarin het ontvangende bedrijf actief is. Door middel van geavanceerde datatransformatieprocessen worden de ontvangen elektronische facturen aangepast aan gestructureerde gegevens en geïntegreerd in het crediteurenbeheersysteem van de klant.

Voordelen van crediteuren automatisering - Automated Payable

• Real-time traceerbaarheid van de gehele stroom van inkooporder tot betaling.
• De verzending van bestellingen gebeurt in realtime, wat de reactietijden door de leverancier verkort.
• Automatisering van inkoopprocedures van inkooporder tot betaling aan leveranciers.
• Aangepaste stromen dankzij de schaalbaarheid van de oplossing die het mogelijk maakt om nieuwe berichten te implementeren, zoals ontvangstbevestigingen van bestellingen of verzendberichten.
• Controle en traceerbaarheid van de verzending en de status van de bestellingen door uw leveranciers.
• Beter beheer en kostenbesparingen. Dankzij de automatisering van de processen wordt een tijdsreductie, vermindering van fouten en uiteindelijk een kostenbesparing bereikt door de grotere efficiëntie van het gehele inkoopmanagementproces.
• Integratie van leveranciers. De leveranciersportaal maakt volledige integratie van leveranciers mogelijk, zelfs als ze niet met EDI-oplossingen werken.

De inzet van bedrijven voor duurzaamheid

Het gebruik van technologieën in de bedrijfsproductie, toegepast op de verschillende gebieden van management en productie, kan milieu-, sociale en governanceproblemen aanpakken.

Het implementeren van oplossingen voor elektronische facturatie heeft een directe impact op het verminderen van het papierverbruik; lagere CO2-uitstoot; en het verminderen van de vervuiling door fossiele brandstoffen door het elimineren van postvervoer. Naar schatting kunnen digitale technologieën bijdragen aan het verminderen van de wereldwijde CO2-uitstoot met ongeveer 15%.