Hoe te voldoen aan e-facturering in Guatemala en de FEL-regeling

Elektronische facturatie in Guatemala werkt onder het Online Electronic Invoicing Regime (FEL), een systeem dat gereguleerd wordt door de Superintendency of Tax Administration (SAT). Dit model vereist de uitgifte van elektronische belastingdocumenten (DTE), die elektronisch moeten worden gegenereerd, ondertekend en gevalideerd. De implementatie ervan is gericht op het moderniseren van het belastingbeheer, het stroomlijnen van boekhoudprocessen en het zorgen voor meer transparantie in commerciële transacties.

Van FACE naar FEL: de evolutie van e-facturatie in Guatemala

Elektronische facturatie in Guatemala is in de loop der tijd geëvolueerd van het FACE-systeem, dat in 2011 werd geïmplementeerd, naar het Online Electronic Invoicing Regime (FEL). Deze verandering werd vastgelegd in SAT Board Agreement nummer 13-2018 en de bijbehorende hervormingen, met als doel de uitgifte van elektronische belastingdocumenten efficiënter te maken. Sinds 2019 is de overgang naar FEL progressief, met een combinatie van verplichte fasen en vrijwillige toetreding tot de definitieve goedkeuring op 1 juli 2023.

Het FEL-regime bevat belangrijke wijzigingen ten opzichte van het FACE-systeem:

• Afschaffing van de factuurkopie: Het is niet langer nodig om de informatie naar GFACE te sturen.
• Verplichte elektronische handtekening: Deze is nodig om de authenticiteit en integriteit van elektronische belastingdocumenten (DTE) te garanderen.
• Gecentraliseerde opslag: SAT bewaart alle elektronische facturen, hoewel de verstrekkers en ontvangers ook het XML-bestand moeten bewaren gedurende de tijd die is vastgelegd in de belastingwet. Certificeerders zijn ook verplicht om de gecertificeerde DTE's en de ontvangstbevestigingen van SAT op te slaan.

FEL-regime in Guatemala: uitgifte, certificering en validering van elektronische facturen

Het Online Electronic Invoice Regime (FEL) regelt de uitgifte, verzending, certificering en opslag van elektronische belastingdocumenten (DTE), waaronder facturen, credit- en debetnota's, ontvangstbewijzen en andere geautoriseerde belastingdocumenten.

In dit systeem moet elke DTE worden gevalideerd door een certificeringsinstantie, een derde partij die is gemachtigd door de Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) die de naleving van de regelgeving controleert en de geavanceerde elektronische handtekening toepast. Certificeringsinstanties moeten jaarlijks hun autorisatie verkrijgen en vernieuwen om te mogen werken.

Hoe verloopt de uitgifte van elektronische facturen in Guatemala?

• Genereren van de DTE: Het uitgevende bedrijf haalt de gegevens uit zijn ERP en maakt een XML-bestand met de transactiegegevens.
• Validatie en certificatie: De certificeringsinstantie controleert of het document voldoet aan de regels van het FEL-regime, past de geavanceerde elektronische handtekening toe en kent een elektronische autorisatiecode toe.
• Verzenden naar SAT: Na certificering wordt de DTE verzonden naar SAT, dat zijn eigen validaties uitvoert om de authenticiteit, integriteit en naleving van de regelgeving te controleren.
• Ontvangstbevestiging: SAT stuurt een ontvangstbevestiging naar de certificeerder, met vermelding van acceptatie of afwijzing van het document.
• Aflevering aan de ontvanger: De DTE wordt naar de ontvanger gestuurd in XML-formaat, samen met de grafische weergave of PDF-versie.
• Opslag van de DTE: zowel de verstrekkers als de ontvangers moeten de XML-bestanden bewaren gedurende de tijd die is vastgesteld in de belastingwet. Certificerende entiteiten moeten ook de gecertificeerde DTE's en SAT-ontvangstbevestigingen bewaren.

Wie is verplicht om elektronische facturen uit te reiken onder het FEL-systeem?

Het Online Elektronische Factuur Regime (FEL) is verplicht voor belastingplichtigen zoals vastgesteld door de Superintendency of Tax Administration (SAT). De aanwijzing is gebaseerd op criteria zoals het volume van de uitgegeven facturen, het niveau van de gefactureerde bruto-inkomsten, de economische band, de registratie in speciale regelingen of andere voorwaarden die door de belastingdienst zijn vastgesteld. Momenteel moeten de volgende belastingplichtigen elektronische belastingdocumenten (DTE) uitgeven via het FEL-systeem:

• Bijzondere belastingplichtigen.
• Grote regionale belastingplichtigen.
• Leveranciers van de staat, volgens SAT-resolutie 243-2019, in gevallen van aanbesteding, prijsopgave, open contract en elektronische veiling bij afslag.
• Leveranciers van de staat, volgens SAT-resolutie 838-2019, bij het verlenen van individuele professionele diensten.
• Belastingplichtigen die gebruikmaakten van het elektronische factureringssysteem FACE, die verplicht zijn gemigreerd naar het FEL-regime.

Daarnaast blijft de SAT het toepassingsgebied van elektronische facturering in Guatemala uitbreiden, dus het is belangrijk voor belastingplichtigen om periodiek de geldende resoluties te bekijken en ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de toepasselijke bepalingen.

Soorten elektronische belastingdocumenten (DTE's) in Guatemala

Elektronische Belastingdocumenten (DTE) zijn digitale belastingontvangsten die commerciële transacties ondersteunen en het mogelijk maken om te voldoen aan belastingverplichtingen binnen het Online Electronic Invoice Regime (FEL). Elk DTE moet elektronisch worden gegenereerd, gecertificeerd en gevalideerd voordat het naar de Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) wordt gestuurd.

Het FEL-regime kent verschillende soorten DTE's, afhankelijk van de aard van de transactie:

• Factuur: Hoofddocument voor de aankoop en verkoop van goederen en diensten.
• Wisselfactuur: Vergelijkbaar met de factuur, maar met het effect van een waardevolle titel.
• Wisselfactuur voor kleine belastingplichtigen: Versie van de wisselfactuur voor kleine belastingplichtigen.
• Factuur voor kleine belastingplichtigen: Uitgereikt door degenen die onder deze regeling geregistreerd staan.
• Speciale factuur: Wordt gebruikt voor aankopen bij leveranciers die niet verplicht zijn om facturen uit te reiken.
• Crediteringsnota: Document voor het vastleggen van terugbetalingen of kortingen die zijn toegepast op eerdere facturen.
• Debetnota: Wordt gebruikt om waarden op reeds uitgegeven facturen aan te passen, waardoor het verschuldigde bedrag hoger wordt.
• Creditnota: Corrigeert of annuleert een uitgegeven factuur geheel of gedeeltelijk.
• Ontvangstbewijs: Bewijs van betaling voor specifieke transacties.
• Donatiebewijs: Document dat de levering van donaties certificeert.

Elk van deze documenten moet voldoen aan de vereisten en processen die zijn vastgesteld door de SAT voor de correcte uitgifte en certificering ervan binnen het FEL-regime. De implementatie van de DTE optimaliseert niet alleen het belastingbeheer, maar stroomlijnt ook de administratie van belastingdocumenten voor bedrijven en belastingplichtigen.

Vereisten voor het uitreiken van elektronische facturen in Guatemala

Om te kunnen opereren binnen het Online Electronic Invoice Regime (FEL) en om Elektronische Belastingdocumenten (DTE) uit te reiken in Guatemala, moeten belastingplichtigen voldoen aan een reeks vereisten die zijn opgesteld door de Superintendency of Tax Administration (SAT). Deze criteria zorgen ervoor dat uitgevers van elektronische facturen voldoen aan de huidige fiscale en technische regelgeving.

Belastingplichtigen die elektronische facturen willen uitreiken, moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Zijn aangesloten bij de Belasting over de Toegevoegde Waarde (BTW).
• Een actief bedrijf hebben dat geregistreerd staat bij de SAT.
• Aangemeld zijn bij het digitaal loket, aangezien dit het middel is om elektronische belastingprocedures te beheren.
• Bijgewerkte gegevens bijhouden in het Unified Tax Register (RTU).
• Een fiscaal domicilie hebben gevestigd en geregistreerd bij de SAT.
• Toestemming verkrijgen als emittent onder het FEL-regime.
• Voldoen aan de technische regels en vereisten die zijn opgesteld voor de uitgifte van DTE's.
• In het bezit zijn van een elektronische handtekening die nodig is om de authenticiteit van de documenten te valideren.
• Op de hoogte zijn van belastingaangiften en -betalingen.
• Een door de SAT gemachtigde certificeringsinstantie contracteren die verantwoordelijk is voor het valideren en certificeren van de DTE's voordat ze naar de belastingdienst worden gestuurd.

Het FEL-accreditatieproces is essentieel om de wettigheid en geldigheid van elektronische facturen in Guatemala te garanderen. Naleving van deze vereisten stelt belastingplichtigen in staat om binnen het systeem te opereren, hun facturatieprocessen te stroomlijnen en de naleving van hun belastingverplichtingen te vergemakkelijken.

Comlpementen in de elektronische FEL-factuur

De comlpementen op de elektronische factuur zijn aanvullende gegevens die worden opgenomen in de elektronische belastingdocumenten (DTE) om specifieke informatie te geven over bepaalde transacties. De Superintendency of Tax Administration (SAT) heeft belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het exportcomplement en heeft de Voorlopige Factuur (FACP) geïntroduceerd, wat directe gevolgen heeft voor exporteurs in Guatemala.

Wijzigingen in het exportcomplement

SAT heeft wijzigingen doorgevoerd in het exportcomplement, die van toepassing zijn op alle exporteurs, ongeacht of ze een voorlopige factuur uitreiken. De wijzigingen omvatten twee nieuwe voorwaardelijke velden (PlaatsExpeditie en LandConsignatiehouder), die moeten worden opgenomen in de Elektronische Belastingdocumenten (DTE). Verder zijn er voor exporteurs die voorlopige facturen moeten uitreiken vier extra velden toegevoegd: voorlopig vergunningsnummer, reeks oorsprongsdocument, nummer oorsprongsdocument en goederenaangiftenummer. Deze updates zijn bedoeld om de traceerbaarheid van buitenlandse handelstransacties te optimaliseren en de fiscale controle in het land te versterken.

Voorlopige factuurcomplement (FACP)

De Voorlopige Factuur (FACP) is een document dat door exporteurs wordt gebruikt om transacties te ondersteunen wanneer de definitieve export nog niet is voltooid, zodat de transactie formeel kan worden geregistreerd terwijl de bijbehorende procedures worden voltooid. Het gebruik ervan is vooral relevant in sectoren waar goederen snel moeten worden verzonden, zoals bederfelijke producten die een snel documentbeheer vereisen voor hun internationale vermarkting. Hoewel het het exportproces vergemakkelijkt, vervangt de FACP niet de exportfactuur, die moet worden afgegeven zodra de goederen zijn ontvangen door de ontvanger in het buitenland, zodat de naleving van de huidige belasting- en douaneregels wordt gewaarborgd.

Elektronische facturering in de primaire en agrarische productiesector

Decreet 31-2024 stelt een wettelijk kader vast gericht op de integratie van de primaire en agrarische productiesector door middel van speciale belastingregimes. Deze wet is bedoeld om de naleving van de belastingwetgeving voor kleine producenten en handelaren te vergemakkelijken en introduceert belangrijke wijzigingen in de uitgifte van elektronische belastingdocumenten (DTE) binnen het FEL-regime. Met als doel de traceerbaarheid van activiteiten te verbeteren en de belastingheffing aan te passen aan verschillende economische realiteiten, bevat het decreet nieuwe soorten DTE's voor de primaire en veehouderijsector:

Facturen voor het primaire regime

• Factuur belastingplichtige primaire regime (FARP)
• Wisselfactuur belastingplichtige primaire regime (FARP)

Facturen voor de veeregeling

• Factuur belastingplichtige veeregeling (FPEC)
• Wisselfactuur belastingplichtige veeregeling (FPEC)

Specifieke factuur (FEPE)

• Dit document moet worden afgegeven door de koper namens de verkoper, wanneer deze laatste niet verplicht is om te factureren. Een roerende voorheffing van 1,5% zal worden toegepast op de gefactureerde waarde, zonder extra toegestane inhoudingen. 

Fiscale validaties en verplichtingen

Het decreet bevat ook technische en fiscale aanpassingen aan de uitgifte van DTE's:

• Beperkingen per type belastingplichtige: Niet alle regimes zullen alle soorten DTE's kunnen uitgeven.
• Validaties per belasting: De toepasselijke tarieven zijn bijgewerkt per belastingregime.
• Verplichte zinnen in de DTE: Afhankelijk van het regime en het type belastingplichtige, moeten specifieke zinnen worden opgenomen in de elektronische documenten.

EDICOM's wereldwijde e-facturatie platform

EDICOM is een internationale benchmark in e-facturatie en fiscale compliance oplossingen, en biedt een wereldwijd platform dat bedrijven in staat stelt om de uitgifte en ontvangst van Elektronische Belastingdocumenten (DTE) te automatiseren in overeenstemming met de regelgeving van elk land. In Guatemala vergemakkelijkt de EDICOM-oplossing het genereren, certificeren en verzenden van DTE's binnen het Online Electronic Invoice Regime (FEL), waardoor naleving van de vereisten van de Superintendency of Tax Administration (SAT) wordt gegarandeerd.

Dankzij de geavanceerde technologie stelt het EDICOM-platform bedrijven in staat hun administratieve processen te optimaliseren door de workflow te automatiseren, handmatige fouten te verminderen en een naadloze integratie met ERP-systemen te garanderen. Het biedt ook beveiligde elektronische opslagdiensten, waardoor het bewaren en terugvinden van DTE's wordt vergemakkelijkt volgens de wettelijke termijnen die zijn vastgelegd in de Guatemalteekse regelgeving.

Als specialist op het gebied van e-facturatie biedt EDICOM een schaalbare oplossing die kan worden aangepast aan de belastingwetgeving van meerdere landen, zodat bedrijven efficiënt en veilig kunnen opereren op internationale markten en de traceerbaarheid en naleving van hun belastingactiviteiten kunnen garanderen.