Hoe werkt het online elektronische facturatieregime - FEL van Guatemala

Guatemala staat op het punt de migratie naar het nieuwe elektronische facturatiesysteem genaamd het online elektronische facturatieregime- FEL gedefinieerd door de Belastingadministratie Toezichthouder - SAT af te ronden. 

Van FACE naar FEL

Elektronische facturatie in Guatemala beweegt zich in de richting van het model dat is gedefinieerd in de SAT Bestuursovereenkomst nummer 13-2018 en de hervormingen ervan. Dit betekent de overgang van het FACE-model, geïmplementeerd in 2011, naar het FEL-model. De uiterste datum is 1 juli 2023, wanneer het FEL-regime het enige is dat is toegestaan voor de afgifte van belastingdocumenten voor degenen die zich voor het eerst registreren om een economische activiteit uit te voeren.

Sinds 2019 zijn belastingplichtigen geleidelijk toegetreden tot het nieuwe FEL-systeem, volgens het schema dat door de SAT is vastgesteld, of vrijwillig als ze dat hebben besloten, zonder te wachten op de datum van de aansluiting van hun segment.  

Het model voor elektronische facturatie dat in 2007 van start is gegaan, heeft sinds het begin wijzigingen ondergaan, en onder de belangrijkste nieuwigheden met betrekking tot het vorige FACE-belastingstelsel zijn het vermelden waard: 

• De volledige eliminatie van de factuurkopie. Dat wil zeggen, het is niet nodig om de factuurinformatie naar de GFACE te verzenden.
   
• Aan de andere kant wordt de elektronische handtekening verplicht op elektronische facturen, als mechanisme voor authenticiteit en onweerlegbaarheid ervan.
   
• Ten derde is de SAT degene die alle facturen opslaat. Dit ontslaat afzenders en geadresseerden er niet van om het XML-bestand te bewaren gedurende de termijn die is vastgesteld in het belasting wetboek. Certificerende bedrijven zijn ook verplicht om in XML-formaat de bestanden te bewaren van de gecertificeerde DTE‘s en de respectievelijke ontvangstbevestigingen aan de SAT.

Elektronische belastingdocumenten – DTE

Elektronische belastingdocumenten zijn, zoals het woord al doet vermoeden, documenten die een commerciële transactie in elektronische vorm bewijzen. 

Soorten DTE

• Factuur, Wisselfactuur, Wisselfactuur kleine belastingplichtige, Factuur kleine belastingplichtige, Speciale factuur, Creditnota, Kwitantie voor donatie, Kwitantie
• Debetnota 's*
• Credit- Debetnota*

*Update over elektronische belastingdocumenten (DTE)

Belastingadministratie Toezichthouder - SAT van Guatemala heeft een wijziging aangekondigd in de voorschriften voor elektronische belastingdocumenten (DTE) van het type creditnota en debetnota. 

Vanaf 1 maart 2023 zal het verplicht zijn de seriële gegevens en het nummer van het document van oorsprong in het referentiecomplement van deze DTE's op te nemen. Deze informatie moet zowel in het XML-bestand als in de grafische weergave (PDF) of in de afdruk van het document aanwezig zijn.

Deze wijziging wordt doorgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van het Online Elektronische Factuurregime volgens het Bestuursakkoord 13-2018 en de wijzigingen daarop, alsmede artikel 17 van Besluit nummer 27-92, Wet op de Belasting over de Toegevoegde Waarde. Het SAT meldt dat deze maatregel noodzakelijk is om te zorgen voor meer transparantie bij de nakoming van fiscale verplichtingen.

Nieuwe technische bijlage 1.7.69 - Nieuw documenttype "Voorlopige factuur (FACP)" en wijzigingen in SAT-validaties

De belastingdienst (SAT) van Guatemala heeft aangekondigd dat er een nieuw documenttype "Voorlopige factuur (FACP)" wordt toegevoegd. Deze toevoeging impliceert een reeks wijzigingen en toevoegingen aan de validaties van het systeem, met als doel de uitgifte van dit document goed te integreren en reguleren binnen het fiscale kader. De specifieke wijzigingen worden hieronder beschreven:

• Validatie 6 wordt toegevoegd aan paragraaf 2.2.1 - Datum en tijdstip van uitgifte.
• Validatie 9 wordt toegevoegd aan paragraaf 2.2.2 - NIT van uitgever.
• Validatie 2.2.4, case 6 is gewijzigd om FACP op te nemen.
• Validatie 2.2.4, case 11 wordt gewijzigd om FACP op te nemen.
• Validatie 2.2.5, case 6 is gewijzigd om FACP op te nemen.
• Validatie 26 is toegevoegd aan sectie 2.6.1 - Zinsvalidatie.
• Validatie 2.19.1, case 2 is gewijzigd om FACP op te nemen.
• Validatie 2.19.2, case 4 is gewijzigd om FACP op te nemen.
• Validatie 2 wordt toegevoegd aan sectie 3.11.1 - Voorlopig DTE autorisatienummer.
• Validatie 3.13.1, geval 4 wordt gewijzigd om FACP op te nemen.

Op wie is de uitgifte van dit nieuwe document van toepassing?
SAT heeft nog geen gedetailleerde informatie verstrekt over welke belastingplichtigen zullen worden getroffen door de uitgifte van het FACP-document. Verwacht wordt dat de officiële publicatie van de respectieve lijst dit aspect zal verduidelijken.

Vanaf wanneer is het verplicht om het te gebruiken?
De SAT heeft geen officiële datum vastgesteld voor het verplichte gebruik van de Voorlopige Factuur (FACP). Voorlopig wordt echter geschat dat het verplichte gebruik van kracht zou kunnen worden vanaf 15 maart 2024.

Nieuwe regels en geldigverklaringen - versie 1.7.9

Na de publicatie door de SAT van het nieuwe document Regels en validaties versie 1.7.9, is de belangrijkste nieuwigheid dat er een nieuwe reden voor afwijzing is, namelijk: "De ontvanger-ID kan niet CF zijn voor een speciale factuur".

Nieuwe ontwikkelingen gepromoot door SAT 

Vanaf 4 oktober 2023 zullen de toegewezen "nieuwe NIT's" bestaan uit de eerste 9 cijfers van de unieke identificatiecode (CUI), specifiek bedoeld voor Guatemalteekse particulieren en in Guatemala gevestigde buitenlanders. De huidige NIT's blijven ongewijzigd. Het is ook de bedoeling dat tegen 2025 de NIT's de volledige 13 cijfers van de CUI zullen bevatten.

Deze verandering zal een aanzienlijke impact hebben op de databases van alle bedrijven die actief zijn in Guatemala, met gevolgen voor de registratie van klanten, boekhoudkundige documenten, leveranciers en alle informatie die verband houdt met de NIT. SAT wil een efficiënte overgang garanderen en begeleiding bieden aan de betrokken entiteiten tijdens dit aanpassingsproces.

Wie moet zich houden aan het elektronische facturatiesysteem FEL?

Al degenen die door de SAT zijn aangewezen zijn verplicht, rekening houdend met het volume van de uitgereikte facturen, het niveau van het gefactureerde bruto-inkomen, de economische band, de registratie in ruimteregimes of andere criteria.  Momenteel zijn de belastingplichtigen die CPE moeten uitgeven via het FEL-systeem: 

• Speciale belastingplichtigen
• Grote regionale belastingplichtigen
• Resolutie staatsleveranciers SAT 243-2019 (aanbesteding, offerte, open contract, omgekeerde elektronische veiling).
• Resolutie SAT 838-2019 van staatsaanbieders (individuele professionele diensten).
• Belastingplichtigen die de FACE Elektronische Factuur gebruiken. 

Regime voor online elektronische facturatie – FEL

De FEL regeling omvat de emissie, transmissie, certificering en bewaring van facturen, creditnota's en incassonota‘s, ontvangstbewijzen en andere geautoriseerde documenten. Deze bestanden worden elektronische belastingdocumenten (DTE) genoemd.

Het FEL-belastingstelsel lijkt sterk op dat van andere Latijns-Amerikaanse landen zoals Mexico of Peru. 
Het is een model waarin belastingdocumenten moeten worden gevalideerd door een vertrouwde derde partij vóór aangifte bij de SAT. In dit geval wordt de vertrouwde derde partij de certificeringsinstantie genoemd. Aan de andere kant moeten certificeringsinstanties een vergunning aanvragen bij de SAT om te kunnen opereren als DTE-certificerende instantie. Deze vergunning moet jaarlijks worden vernieuwd.

Vereisten om een elektronische biller te zijn in Guatemala

• Btw-plichtig zijn
• Een actief bedrijf bezitten.
• Over een virtueel kantoor beschikken.
• Bijgewerkte gegevens hebben in het Unified Tax Registry (RTU).
• Een gelokaliseerd adres hebben. 
• De vergunning in de FEL als emittent hebben.
• Voldoen aan de technische voorschriften.
• Over de elektronische handtekening beschikken 
• Geactualiseerd zijn voor wat betreft belastingaangiften.
• Een certificerende entiteit gecontracteerd hebben om de DTE te valideren.

Hoe werkt de elektronische factuur in Guatemala?

• De emittenten genereren een bestand dat door de certificerende instantie wordt omgezet in het gestructureerde bestand.
• De certificerende instantie controleert of de geldende regels en validaties van het FEL regime zijn toegepast en past de geavanceerde elektronische handtekening toe. Het genereert een code voor elektronische autorisatie die wordt gekoppeld aan het document voordat dit naar de SAT verzonden wordt.
• Elke DTE moet onmiddellijk worden doorgestuurd naar de SAT en de afzender.
• De SAT voert de benodigde validaties uit om te controleren of het document voldoet aan de regels en eigenschappen die de authenticiteit, integriteit, indeling en wettelijk vastgestelde vereisten garanderen.
• Zowel wanneer de SAT het document accepteert als wanneer het dit afkeurt, verstuurt het een ontvangstbevestiging aan het certificerende bedrijf.
• De DTE wordt aan de ontvanger geleverd in XML-formaat, door middel van een grafische voorstelling of in PDF-formaat.
• Afzenders en geadresseerden moeten bestanden in XML-indeling van de gecertificeerde DTE‘s bewaren gedurende de periode die is bepaald in de belastingwet. Het certificerende bedrijf op zijn beurt, bewaart de gecertificeerde DTE‘s en de respectievelijke ontvangstbevestigingen die de SAT heeft verstuurd.

Eén enkel platform voor het beheren van de elektronische factuur op internationaal niveau

De elektronische factuur heeft een aantal juridische en technische eisen die verschillen van land tot land. Dit feit zorgt ervoor dat processen moeten worden aangepast aan elk model van het land waarin u gaat opereren.

Er zijn technologische oplossingen, zoals EDICOM Global e-Invoicing Platform, die zich kunnen aanpassen aan interne managementsystemen en de vereisten die in elk land van kracht zijn. Op deze manier kunnen succesvolle projecten voor internationale elektronische facturen worden uitgevoerd, overeenkomstig de wettelijke en fiscale voorschriften in Mexico, Brazilië, Chili, Costa Rica, Colombia of ieder ander land.

• Download de white paper over elektronische facturatie in LATAM

Dit zijn de belangrijkste voordelen van EDICOM Global Platform:

• Automatisering. De oplossing kan worden geïntegreerd met de belangrijkste ERPs op de markt, voor het automatiseren van de BTW-aangifte en elke andere belastingcommunicatie.
   
• Centralisatie. Het is een platform dat geschikt is voor fiscale compliance in meer dan 60 landen over de hele wereld, waardoor het mogelijk is om alle procedures in één enkele oplossing te centraliseren.
   
• Internationalisatie. EDICOM Platform is niet alleen klaar voor de elektronische BTW-aangifte, maar ook voor elektronische facturatie en elke andere commerciële of fiscale communicatie.
   
• Compliance. Het platform voldoet aan de specifieke technische en juridische eisen van elk land bij het verzenden van informatie naar de belastingdienst. Door outsourcing en automatisering van dit proces op een enkel platform, wint de klant aan flexibiliteit en wendbaarheid en heeft hij de garantie dat zijn informatie op de juiste manier de overheidsinstantie in kwestie bereikt.
   
• Veiligheid en beschikbaarheid: Het EDICOM-platform beschikt over verschillende certificaten zoals ISO 27001, ISO20000, ISAE 3402 of TIER II DESIGN. De belofte van EDICOM aan al haar klanten door middel van deze certificaten is niets anders dan het bieden van de maximale garanties voor veiligheid en het onderhouden van de door het bedrijf geboden SLA, die een minimale beschikbaarheid van de oplossing bepaalt van 99,9%.