Hoe werkt het online elektronische facturatieregime - FEL van Guatemala

Guatemala staat op het punt de migratie naar het nieuwe elektronische facturatiesysteem genaamd het online elektronische facturatieregime- FEL gedefinieerd door de Belastingadministratie Toezichthouder - SAT af te ronden. 

Van FACE naar FEL

Elektronische facturatie in Guatemala beweegt zich in de richting van het model dat is gedefinieerd in de SAT Bestuursovereenkomst nummer 13-2018 en de hervormingen ervan. Dit betekent de overgang van het FACE-model, geïmplementeerd in 2011, naar het FEL-model. De uiterste datum is 1 juli 2023, wanneer het FEL-regime het enige is dat is toegestaan voor de afgifte van belastingdocumenten voor degenen die zich voor het eerst registreren om een economische activiteit uit te voeren.

Sinds 2019 zijn belastingplichtigen geleidelijk toegetreden tot het nieuwe FEL-systeem, volgens het schema dat door de SAT is vastgesteld, of vrijwillig als ze dat hebben besloten, zonder te wachten op de datum van de aansluiting van hun segment.  

Het model voor elektronische facturatie dat in 2007 van start is gegaan, heeft sinds het begin wijzigingen ondergaan, en onder de belangrijkste nieuwigheden met betrekking tot het vorige FACE-belastingstelsel zijn het vermelden waard: 

• De volledige eliminatie van de factuurkopie. Dat wil zeggen, het is niet nodig om de factuurinformatie naar de GFACE te verzenden.
• Aan de andere kant wordt de elektronische handtekening verplicht op elektronische facturen, als mechanisme voor authenticiteit en onweerlegbaarheid ervan.
• Ten derde is de SAT degene die alle facturen opslaat. Dit ontslaat afzenders en geadresseerden er niet van om het XML-bestand te bewaren gedurende de termijn die is vastgesteld in het belasting wetboek. Certificerende bedrijven zijn ook verplicht om in XML-formaat de bestanden te bewaren van de gecertificeerde DTE‘s en de respectievelijke ontvangstbevestigingen aan de SAT.

Elektronische belastingdocumenten – DTE

Elektronische belastingdocumenten zijn, zoals het woord al doet vermoeden, documenten die een commerciële transactie in elektronische vorm bewijzen. 

Soorten DTE

• Factuur, Wisselfactuur, Wisselfactuur kleine belastingplichtige, Factuur kleine belastingplichtige, Speciale factuur, Creditnota, Kwitantie voor donatie, Kwitantie, Debetnota 's, Credit- Debetnota

Wijzigingen in het Export Aanvullend Document

De SAT heeft een wijziging aangekondigd die alle exporteurs treft. Deze wijziging heeft betrekking op het export aanvullend document en is van toepassing op alle exporteurs, ongeacht of ze een voorlopige factuur uitgeven of niet.

De belangrijkste wijzigingen zijn:

Er zijn twee voorwaardelijke velden toegevoegd die onafhankelijk zijn van de voorlopige factuur:

• PlaatsExpeditie
• LandConsignataris

Er zijn vier voorwaardelijke velden toegevoegd (alleen van toepassing op exporteurs die verplicht zijn een voorlopige factuur uit te geven):

• NummerVoorlopigeAutorisatie
• SerieDocumentVanOorsprong
• NummerDocumentVanOorsprong
• NummerGoederenDeclaratie

Nieuw complement voorlopige factuur

De Superintendency of Tax Administration (SAT) van Guatemala heeft nieuwe regels en validaties geïntroduceerd voor de uitgifte van elektronische facturen, met name de opname van de voorlopige factuurcomplement (FACP). Deze ontwikkeling is van bijzonder belang voor de exportsector, vooral voor degenen die bederfelijke producten met korte vervalperiodes verwerken.

 Wat is de Voorlopige Factuur (FACP)?

De Voorlopige Factuur is een document dat exporttransacties ondersteunt wanneer de definitieve export niet beschikbaar is. Deze aanvulling is cruciaal voor exporteurs van voedsel en andere bederfelijke goederen die snelle documentatie nodig hebben voor internationale handel.

Implementatie- en einddatum: De officiële begindatum voor het FACP is gepland voor 31 mei 2024, ondanks het ontbreken van een specifiek decreet of specifieke wet voor de voorlopige factuur.
Vervangt het FACP de exportfactuur? Nee, het FACP is voorlopig van aard en komt niet in de plaats van de afgifte van de overeenkomstige exportfactuur, die moet worden afgegeven bij de daadwerkelijke levering van de goederen die de ontvanger in het buitenland heeft ontvangen.

Aanbevelingen van de belastingdienst van Guatemala over de uitgifte van elektronische belastingdocumenten (DTE)

De Superintendency of Tax Administration (SAT) van Guatemala heeft een reeks belangrijke aanbevelingen gepubliceerd voor alle belastingplichtigen die gebruik maken van haar diensten voor de uitgifte van Elektronische Belastingdocumenten (DTE).

• Zakelijke adresinformatie correct weergeven: Het is verplicht dat emittenten de zakelijke adresinformatie nauwkeurig vastleggen in de specifieke velden van het XSD-schema. De velden "DireccionEmisor", "Municipio" en "Departamento" moeten correct worden ingevuld. Dit zorgt ervoor dat de gegevens op een ordelijke manier worden gepresenteerd in de grafische weergave van het document, waardoor problemen zoals dubbele informatie in de gemeente- en afdelingsvelden worden vermeden.
• Leesbaarheid van de grafische weergave: De SAT benadrukt dat het belangrijk is dat de gedrukte grafische voorstelling van de DTE's, die gecertificeerd zijn en geleverd worden aan klanten, volledig leesbaar en zichtbaar zijn. Dit is cruciaal om ongemakken en mogelijke sancties als gevolg van de levering van documenten die gemakkelijk kunnen worden gewist, te voorkomen. Volgens de bepalingen van Artikel 94, nummer 17 van Decreet Nummer 6-91, Belastingwet, moeten de documenten op zo'n manier worden uitgegeven dat de inhoud duidelijk en leesbaar blijft gedurende de vereiste tijd.
• Notificaties in geval van contingentie: In situaties waarin het niet mogelijk is om DTE's tijdig te certificeren, moeten emittenten het SAT onmiddellijk op de hoogte brengen via de optie "Notificación en contingencia" die beschikbaar is in het Virtueel Omgeving. Deze procedure is essentieel om de transparantie en naleving van de regelgeving te behouden bij het uitgeven van documenten onder de contingentiemodaliteit.

Naleving van de regels voor DTE-certificering
Tot slot herinnert SAT emittenten eraan dat, zoals bepaald in clausule vier paragraaf “b” van de toepasselijke regelgeving, alleen documenten van emittenten die voldoen aan alle regels, validaties en kenmerken die de authenticiteit, integriteit, opmaak en vereisten wettelijk vastgelegd voor DTE's garanderen, gecertificeerd mogen worden.

SAT News - deactivering van btw-affiliatie

De Belastingdienst (SAT) heeft gemeld dat er belastingplichtigen zijn met omissies bij het indienen van btw-aangiften. Deze situatie brengt bepaalde juridische implicaties en specifieke procedures met zich mee die belastingplichtigen moeten volgen om hun situatie te regulariseren.

De rechtsgrondslag voor deze acties is te vinden in decreet 6-91, belastingwetboek, artikel 120, dat het volgende bepaalt:

"Voor belastingplichtigen die in gebreke blijven bij de betaling van de belasting over de toegevoegde waarde of die zich niet in hun fiscale woonplaats bevinden, kan de belastingdienst hun aansluiting bij het belastingregime opschorten en zal zij de speciale inschrijving in de belastingadministratie van de belastingplichtige of de verantwoordelijke partij realiseren."

Kennisgeving en procedure:
In het geval dat een belastingplichtige wordt gedeactiveerd, ontvangt deze een melding via e-mail van de SAT. Om de reactivering van de btw-aansluiting te realiseren, moeten belastingplichtigen de volgende stappen volgen:

1. Identificeer niet-naleving: Gebruik de ingebouwde verificateur die beschikbaar is op de SAT-portal om uw belastingovertredingen te identificeren.
2. Formulieren in behandeling genereren: Ga naar Declaraguate en genereer de formulieren die overeenkomen met de lopende aangiften.
3. Indienen en betalen: Dien de formulieren in en betaal ze bij de geautoriseerde banken in het systeem.
4. Automatische reactivering: Zodra de bovenstaande stappen zijn voltooid, wordt het btw-lidmaatschap automatisch geactiveerd.

Deze procedure is van essentieel belang om de continuïteit van het btw-stelsel te waarborgen en mogelijke bijkomende boetes te voorkomen. Elektronische facturatie in Guatemala volgt een streng wettelijk kader dat naleving van belastingverplichtingen vereist voor een goede werking.

Wie moet zich houden aan het elektronische facturatiesysteem FEL?

Al degenen die door de SAT zijn aangewezen zijn verplicht, rekening houdend met het volume van de uitgereikte facturen, het niveau van het gefactureerde bruto-inkomen, de economische band, de registratie in ruimteregimes of andere criteria.  Momenteel zijn de belastingplichtigen die CPE moeten uitgeven via het FEL-systeem: 

• Speciale belastingplichtigen
• Grote regionale belastingplichtigen
• Resolutie staatsleveranciers SAT 243-2019 (aanbesteding, offerte, open contract, omgekeerde elektronische veiling).
• Resolutie SAT 838-2019 van staatsaanbieders (individuele professionele diensten).
• Belastingplichtigen die de FACE Elektronische Factuur gebruiken. 

Regime voor online elektronische facturatie – FEL

De FEL regeling omvat de emissie, transmissie, certificering en bewaring van facturen, creditnota's en incassonota‘s, ontvangstbewijzen en andere geautoriseerde documenten. Deze bestanden worden elektronische belastingdocumenten (DTE) genoemd.

Het FEL-belastingstelsel lijkt sterk op dat van andere Latijns-Amerikaanse landen zoals Mexico of Peru. 
Het is een model waarin belastingdocumenten moeten worden gevalideerd door een vertrouwde derde partij vóór aangifte bij de SAT. In dit geval wordt de vertrouwde derde partij de certificeringsinstantie genoemd. Aan de andere kant moeten certificeringsinstanties een vergunning aanvragen bij de SAT om te kunnen opereren als DTE-certificerende instantie. Deze vergunning moet jaarlijks worden vernieuwd.

Vereisten om een elektronische biller te zijn in Guatemala

• Btw-plichtig zijn
• Een actief bedrijf bezitten.
• Over een virtueel kantoor beschikken.
• Bijgewerkte gegevens hebben in het Unified Tax Registry (RTU).
• Een gelokaliseerd adres hebben. 
• De vergunning in de FEL als emittent hebben.
• Voldoen aan de technische voorschriften.
• Over de elektronische handtekening beschikken 
• Geactualiseerd zijn voor wat betreft belastingaangiften.
• Een certificerende entiteit gecontracteerd hebben om de DTE te valideren.

Hoe werkt de elektronische factuur in Guatemala?

• De emittenten genereren een bestand dat door de certificerende instantie wordt omgezet in het gestructureerde bestand.
• De certificerende instantie controleert of de geldende regels en validaties van het FEL regime zijn toegepast en past de geavanceerde elektronische handtekening toe. Het genereert een code voor elektronische autorisatie die wordt gekoppeld aan het document voordat dit naar de SAT verzonden wordt.
• Elke DTE moet onmiddellijk worden doorgestuurd naar de SAT en de afzender.
• De SAT voert de benodigde validaties uit om te controleren of het document voldoet aan de regels en eigenschappen die de authenticiteit, integriteit, indeling en wettelijk vastgestelde vereisten garanderen.
• Zowel wanneer de SAT het document accepteert als wanneer het dit afkeurt, verstuurt het een ontvangstbevestiging aan het certificerende bedrijf.
• De DTE wordt aan de ontvanger geleverd in XML-formaat, door middel van een grafische voorstelling of in PDF-formaat.
• Afzenders en geadresseerden moeten bestanden in XML-indeling van de gecertificeerde DTE‘s bewaren gedurende de periode die is bepaald in de belastingwet. Het certificerende bedrijf op zijn beurt, bewaart de gecertificeerde DTE‘s en de respectievelijke ontvangstbevestigingen die de SAT heeft verstuurd.

Eén enkel platform voor het beheren van de elektronische factuur op internationaal niveau

De elektronische factuur heeft een aantal juridische en technische eisen die verschillen van land tot land. Dit feit zorgt ervoor dat processen moeten worden aangepast aan elk model van het land waarin u gaat opereren.

Er zijn technologische oplossingen, zoals EDICOM Global e-Invoicing Platform, die zich kunnen aanpassen aan interne managementsystemen en de vereisten die in elk land van kracht zijn. Op deze manier kunnen succesvolle projecten voor internationale elektronische facturen worden uitgevoerd, overeenkomstig de wettelijke en fiscale voorschriften in Mexico, Brazilië, Chili, Costa Rica, Colombia of ieder ander land.

• Download de white paper over elektronische facturatie in LATAM

Dit zijn de belangrijkste voordelen van EDICOM Global Platform:

• Automatisering. De oplossing kan worden geïntegreerd met de belangrijkste ERPs op de markt, voor het automatiseren van de BTW-aangifte en elke andere belastingcommunicatie.
   
• Centralisatie. Het is een platform dat geschikt is voor fiscale compliance in meer dan 60 landen over de hele wereld, waardoor het mogelijk is om alle procedures in één enkele oplossing te centraliseren.
   
• Internationalisatie. EDICOM Platform is niet alleen klaar voor de elektronische BTW-aangifte, maar ook voor elektronische facturatie en elke andere commerciële of fiscale communicatie.
   
• Compliance. Het platform voldoet aan de specifieke technische en juridische eisen van elk land bij het verzenden van informatie naar de belastingdienst. Door outsourcing en automatisering van dit proces op een enkel platform, wint de klant aan flexibiliteit en wendbaarheid en heeft hij de garantie dat zijn informatie op de juiste manier de overheidsinstantie in kwestie bereikt.
   
• Veiligheid en beschikbaarheid: Het EDICOM-platform beschikt over verschillende certificaten zoals ISO 27001, ISO20000, ISAE 3402 of TIER II DESIGN. De belofte van EDICOM aan al haar klanten door middel van deze certificaten is niets anders dan het bieden van de maximale garanties voor veiligheid en het onderhouden van de door het bedrijf geboden SLA, die een minimale beschikbaarheid van de oplossing bepaalt van 99,9%.