EDICOMSignADoc Veelgestelde vragen

EDICOMSignADoc ontwerpt en voert goedkeuringsprocessen en elektronische ondertekening van documenten uit. De oplossing is uiterst nuttig wanneer iemand goedkeuring en/of een handtekening op een concreet document moet krijgen van iemand anders binnen de organisatie. Hij dient ook voor goedkeuring van iemand buiten de organisatie.

De meest voorkomende toepassingen van EDICOMSignADoc zijn onder andere het goedkeuren en ondertekenen van zakelijke voorstellen, het goedkeuren van interne facturen of het ondertekenen van contracten en loonlijsten.

De oplossing ondersteunt een persoon bij het uitvoeren van elk proces dat een goedkeuring en/of handtekening van een andere persoon vereist, ongeacht of degene die het document verstuurt deel uitmaakt van de organisatie of niet.

Eerst wordt de goedkeuringsstroom in kwestie ontworpen: de stappen, personen en voorwaarden die de stroom vereist, worden bepaald. Zodra de verstrekker van het document dit heeft afgerond, wordt de flow in werking gesteld. De gekozen ontvanger krijgt een e-mail met een link om toegang te krijgen tot de locatie waar de goedkeuring en/of ondertekening moet plaatsvinden. Hier kan het document worden geraadpleegd, goedgekeurd, getekend en gedownload.

Gedurende dit proces zien de verzenders van het document de status van het document: of het al dan niet is geraadpleegd, of de ontvanger al dan niet zijn akkoord heeft gegeven, of er al dan niet actie is ondernomen, enz.

Voor elke gebeurtenis die zich voordoet met het document wordt bewijs gegenereerd voor het bewijsrapport dat elektronisch door EDICOM als vertrouwensdienstverlener is ondertekend. In geval van een eis of geschil heeft dit bewijsrapport bewijskracht.

Ja, de oplossing past zich perfect aan de kenmerken en de complexiteit van elke goedkeuringsstroom aan - van complexere goedkeuringsstromen met meer stappen, meer betrokken personen, hoger beveiligde authenticatiesystemen en meer voorwaarden tot een proces dat zo eenvoudig is als het verzenden van een document naar een ontvanger voor één enkele goedkeuring.

Wij bieden verschillende workflow-opties op basis van de bevoegde verzenders van de documenten: welke metadata moeten worden vermeld, de deadline voor het goed- of afkeuren van de documenten, uit hoeveel stappen de goedkeuringsflow bestaat, welke voorwaarden in de stappen worden vastgelegd, wie de documenten van de flow ontvangt, hoeveel goedkeuringen minimaal vereist zijn bij elke stap, of een vorm van verificatie zoals tweefactorverificatie gewenst is of welk soort bewijs zal worden gegenereerd als het document wordt gewijzigd.

Met EDICOMSignADoc kunt u naar elke persoon documenten sturen, of dat nu iemand is binnen uw organisatie of daarbuiten (klanten, leveranciers, enz.). Upload het document en voer het e-mailadres van de ontvanger in en deze ontvangt een notificatie. Met één enkele klik kan dan vervolgens het document worden geopend voor goedkeuring en ondertekening.

Ja. Naast het goedkeuren of afwijzen van het document en de elektronische ondertekening ervan, is het ook mogelijk om gegevens die door de ontvangers op het moment van de goedkeuring zijn ingevoerd, te verzamelen en te integreren. Deze gegevens worden aangevuld met invulbare pdf-formulieren (betalingswijzen, bankrekeningen, enz.).

De oplossing bevat drie soorten gebruikers:

• Verzender: gemachtigd om documenten te versturen als onderdeel van een of meerdere workflows
• Beheerder: crëert en wijzigt goedkeuringsstromen
• Supervisor: bewaakt de status van documenten in één of meerdere workflows (verkoopdirecteuren, inkoopmanagers, enz.).

Naast deze soorten gebruikers bij het verzenden van een document, is het belangrijk op te merken dat aan de kant van de ontvanger de oplossing door zowel geregistreerde als niet-geregistreerde gebruikers van het platform kan worden gebruikt.

Ja, EDICOMSignADoc is 100% compatibel met elk beheersysteem, ongeacht of dit off-the-shelf, bedrijfseigen, op locatie of in de cloud is.

Ons model is een aangepaste dienst die gebruik maakt van eigen technologie en de ervaring van een team van meer dan 400 specialisten die zich sinds 1995 toeleggen op toepassingsintegratie. 

Vertel ons welke tool u gebruikt om documenten te genereren en wij zorgen voor de integratie van uw beheersystemen met SignADoc.

Enkele voorbeelden van marktoplossingen die EDICOMSignADoc integreert zijn SAP, Sage, Oracle, Sharepoint, Alfresco en anderen.

Er zijn echter geen beperkingen op de integratie van andere soorten systemen of databases met EDICOMSignADoc. Ons team van meer dan 400 engineers, gespecialiseerd in gegevensintegratie, zal zorgen voor een effectieve onboarding.

Ja. Er zijn geen markttoepassingen vereist om met SignADoc te integreren. Onze oplossing is perfect compatibel met geërfde systemen of uw eigen interne oplossingen, zowel in de cloud als op locatie.

Omdat alles met telematica wordt uitgevoerd, is een sneller, wendbaarder proces voor het tekenen en goedkeuren van documenten een van de belangrijkste voordelen. Het is niet nodig op papier te printen of iets naar een andere fysieke locatie te verplaatsen.

Een ander voordeel is het feit dat de documenten dezelfde geldigheid hebben als die met handgeschreven handtekeningen. Dit wordt bereikt met bewijsmateriaal dat elektronisch wordt gegenereerd en ondertekend door EDICOM als een vertrouwensdienstverlener. Het bewijs kan worden gepresenteerd in elk type geschil of geschil met derden omdat het bewijskracht heeft.  

Bovendien kunnen verzenders van documenten controleren welke landen het document passeert nadat het goedkeuringsproces is ontwikkeld en in praktijk gebracht. De oplossing biedt realtime informatie over of het document is geraadpleegd, goedgekeurd of dat er een andere actie is ondernomen.

Ja. Bij elk SignADoc-project is standaard ondersteuning inbegrepen. Dit geeft de gebruiker toegang tot het User Service Center (USC) met meerdere telefoonlijnen in de verschillende landen waar EDICOM actief is.

Het EDICOM User Service Center is efficiënt met minimale reactietijden en de mogelijkheid om incidenten in realtime op te lossen, zonder de noodzaak van interne doorverwijzingen. Gebruik deze link om de talen en planningen voor ondersteuning te vinden, evenals andere manieren om contact met ons op te nemen als u een probleem heeft.

Zoveel documenten als de verzender nodig heeft.

Nee, u kunt met SignADoc zoveel documenten verzenden als u nodig heeft. U kunt ook zoveel workflows aanmaken als nodig is.

Elk SignADoc-project heeft andere kenmerken en behoeften, en dus ook een overeenkomstige prijs.

Als u een nauwkeurige offerte wilt ontvangen, raden wij u aan contact met ons op te nemen of uw gegevens achter te laten. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.