EDICOMSignADoc Veelgestelde vragen

In dit onderdeel vindt u informatie over de EDICOMSignADoc-oplossing, het gebruik, de functies, elektronische handtekeningen en platformbeveiliging.

Trust Services Provider

EDICOMSignADoc

EDICOMSignADoc ontwerpt en voert goedkeuringsprocessen en elektronische ondertekening van documenten uit. De oplossing is uiterst nuttig wanneer iemand goedkeuring en/of een handtekening op een concreet document moet krijgen van iemand anders binnen de organisatie. Hij dient ook voor goedkeuring van iemand buiten de organisatie.

De meest voorkomende toepassingen van EDICOMSignADoc zijn onder andere het goedkeuren en ondertekenen van zakelijke voorstellen, het goedkeuren van interne facturen of het ondertekenen van contracten en loonlijsten.

De oplossing ondersteunt een persoon bij het uitvoeren van elk proces dat een goedkeuring en/of handtekening van een andere persoon vereist, ongeacht of degene die het document verstuurt deel uitmaakt van de organisatie of niet.

Eerst wordt de goedkeuringsstroom in kwestie ontworpen: de stappen, personen en voorwaarden die de stroom vereist, worden bepaald. Zodra de verstrekker van het document dit heeft afgerond, wordt de flow in werking gesteld. De gekozen ontvanger krijgt een e-mail met een link om toegang te krijgen tot de locatie waar de goedkeuring en/of ondertekening moet plaatsvinden. Hier kan het document worden geraadpleegd, goedgekeurd, getekend en gedownload.

Gedurende dit proces zien de verzenders van het document de status van het document: of het al dan niet is geraadpleegd, of de ontvanger al dan niet zijn akkoord heeft gegeven, of er al dan niet actie is ondernomen, enz.

Voor elke gebeurtenis die zich voordoet met het document wordt bewijs gegenereerd voor het bewijsrapport dat elektronisch door EDICOM als vertrouwensdienstverlener is ondertekend. In geval van een eis of geschil heeft dit bewijsrapport bewijskracht.

Ja, de oplossing past zich perfect aan de kenmerken en de complexiteit van elke goedkeuringsstroom aan - van complexere goedkeuringsstromen met meer stappen, meer betrokken personen, hoger beveiligde authenticatiesystemen en meer voorwaarden tot een proces dat zo eenvoudig is als het verzenden van een document naar een ontvanger voor één enkele goedkeuring.

Wij bieden verschillende workflow-opties op basis van de bevoegde verzenders van de documenten: welke metadata moeten worden vermeld, de deadline voor het goed- of afkeuren van de documenten, uit hoeveel stappen de goedkeuringsflow bestaat, welke voorwaarden in de stappen worden vastgelegd, wie de documenten van de flow ontvangt, hoeveel goedkeuringen minimaal vereist zijn bij elke stap, of een vorm van verificatie zoals tweefactorverificatie gewenst is of welk soort bewijs zal worden gegenereerd als het document wordt gewijzigd.

Met EDICOMSignADoc kunt u naar elke persoon documenten sturen, of dat nu iemand is binnen uw organisatie of daarbuiten (klanten, leveranciers, enz.). Upload het document en voer het e-mailadres van de ontvanger in en deze ontvangt een notificatie. Met één enkele klik kan dan vervolgens het document worden geopend voor goedkeuring en ondertekening.

Ja. Naast het goedkeuren of afwijzen van het document en de elektronische ondertekening ervan, is het ook mogelijk om gegevens die door de ontvangers op het moment van de goedkeuring zijn ingevoerd, te verzamelen en te integreren. Deze gegevens worden aangevuld met invulbare pdf-formulieren (betalingswijzen, bankrekeningen, enz.).

De oplossing bevat drie soorten gebruikers:

  • Verzender: gemachtigd om documenten te versturen als onderdeel van een of meerdere workflows
  • Beheerder: crëert en wijzigt goedkeuringsstromen
  • Supervisor: bewaakt de status van documenten in één of meerdere workflows (verkoopdirecteuren, inkoopmanagers, enz.).

Naast deze soorten gebruikers bij het verzenden van een document, is het belangrijk op te merken dat aan de kant van de ontvanger de oplossing door zowel geregistreerde als niet-geregistreerde gebruikers van het platform kan worden gebruikt.

Ja, EDICOMSignADoc is 100% compatibel met elk beheersysteem, ongeacht of dit off-the-shelf, bedrijfseigen, op locatie of in de cloud is.

Ons model is een aangepaste dienst die gebruik maakt van eigen technologie en de ervaring van een team van meer dan 400 specialisten die zich sinds 1995 toeleggen op toepassingsintegratie. 

Vertel ons welke tool u gebruikt om documenten te genereren en wij zorgen voor de integratie van uw beheersystemen met SignADoc.

Enkele voorbeelden van marktoplossingen die EDICOMSignADoc integreert zijn SAP, Sage, Oracle, Sharepoint, Alfresco en anderen.

Er zijn echter geen beperkingen op de integratie van andere soorten systemen of databases met EDICOMSignADoc. Ons team van meer dan 400 engineers, gespecialiseerd in gegevensintegratie, zal zorgen voor een effectieve onboarding.

Ja. Er zijn geen markttoepassingen vereist om met SignADoc te integreren. Onze oplossing is perfect compatibel met geërfde systemen of uw eigen interne oplossingen, zowel in de cloud als op locatie.

Omdat alles met telematica wordt uitgevoerd, is een sneller, wendbaarder proces voor het tekenen en goedkeuren van documenten een van de belangrijkste voordelen. Het is niet nodig op papier te printen of iets naar een andere fysieke locatie te verplaatsen.

Een ander voordeel is het feit dat de documenten dezelfde geldigheid hebben als die met handgeschreven handtekeningen. Dit wordt bereikt met bewijsmateriaal dat elektronisch wordt gegenereerd en ondertekend door EDICOM als een vertrouwensdienstverlener. Het bewijs kan worden gepresenteerd in elk type geschil of geschil met derden omdat het bewijskracht heeft.  

Bovendien kunnen verzenders van documenten controleren welke landen het document passeert nadat het goedkeuringsproces is ontwikkeld en in praktijk gebracht. De oplossing biedt realtime informatie over of het document is geraadpleegd, goedgekeurd of dat er een andere actie is ondernomen.

Ja. Bij elk SignADoc-project is standaard ondersteuning inbegrepen. Dit geeft de gebruiker toegang tot het User Service Center (USC) met meerdere telefoonlijnen in de verschillende landen waar EDICOM actief is.

Het EDICOM User Service Center is efficiënt met minimale reactietijden en de mogelijkheid om incidenten in realtime op te lossen, zonder de noodzaak van interne doorverwijzingen. Gebruik deze link om de talen en planningen voor ondersteuning te vinden, evenals andere manieren om contact met ons op te nemen als u een probleem heeft.

Zoveel documenten als de verzender nodig heeft.

Nee, u kunt met SignADoc zoveel documenten verzenden als u nodig heeft. U kunt ook zoveel workflows aanmaken als nodig is.

Elk SignADoc-project heeft andere kenmerken en behoeften, en dus ook een overeenkomstige prijs.

Als u een nauwkeurige offerte wilt ontvangen, raden wij u aan contact met ons op te nemen of uw gegevens achter te laten. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

Vraag een prijsofferte aan

Geldigheid en naleving

Ja, dankzij het bewijsrapport dat binnen de oplossing wordt gegenereerd. Dit gebeurt bij elke gebeurtenis die zich in een document voordoet. Tegelijkertijd kunt u verzonden documenten samen met handtekeningen en goedkeuringsbewijzen opslaan in EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving), een eIDAS-dienst die door de Europese Commissie is geaccrediteerd.

Meer over EDICOMLta

Elke goedkeuring van een document genereert bewijsmateriaal.

Elk bewijsstuk traceert het goedkeuringsproces van het document. Bewijsmateriaal wordt op dat moment geïdentificeerd met een elektronische tijdstempel, verzonden door EDICOM als vertrouwensdienstverlener. De complete bewijsvolgorde wordt samengevoegd in een rapport en ondertekend door de EDICOM als vertrouwde derde partij. Dit rapport is een belangrijk hulpmiddel om elke stap binnen een document, van verzending tot uiteindelijke goedkeuring, naar behoren vast te leggen. 

De garanties die EDICOM als vertrouwensdienstverlener biedt, de elektronische tijdstempels en de handtekening van het bewijsrapport vormen een garantie die kan worden voorgelegd. Het bewijst de levenscyclus van het document.

EDICOMSignADoc bewaart documenten en goedkeuringsbewijzen gedurende 6 maanden. Als u de periode van 180 dagen wilt verlengen en gearchiveerde documenten meer beveiligingslagen wilt geven, kunt u onze Long-Term Archiving-service toevoegen. Deze dienst is geaccrediteerd door eIDAS en ONAC (Colombia) en is in overeenstemming met NOM151 (Mexico) en ISO 14641.

Ja, zoals gespecificeerd in artikel 25 van Europese Verordening 910/2014 eIDAS:

Article 25 - Rechtsgevolgen van elektronische handtekeningen

  • Een elektronische handtekening mag geen rechtsgevolgen worden ontzegd en mag niet als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures worden geweigerd louter op grond van het feit dat het een elektronische handtekening is of omdat zij niet voldoet aan de eisen van een gekwalificeerde elektronische handtekening.
  • Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft een rechtsgeldigheid die gelijkwaardig is aan die van een handgeschreven handtekening.
  • Een gekwalificeerde elektronische handtekening die gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat dat in een lidstaat is afgegeven, wordt in alle andere lidstaten als een gekwalificeerde elektronische handtekening erkend.

Veiligheid

Ja. EDICOM en de infrastructuur van het platform zijn onderworpen aan constante controles en audits. Dit garandeert een uitstekende beschikbaarheid, kwaliteit en veiligheid van de dienstverlening.

Ze zijn ondergebracht in het Data Processing Center (DPC) van EDICOM met een hogebeschikbaarheidsmodel dankzij redundantie van elk onderdeel of dienst.

Deze redundantie wordt bereikt met verschillende Data Processing Centers op verschillende geografische locaties. Ze zijn allemaal perfect gesynchroniseerd en repliceren in realtime middelen en records.

Van de vele certificeringen en accreditaties die EDICOM op mondiaal niveau bezit, zijn de volgende vermeldenswaard: ISO 27001 voor informatiebeveiliging, ISO 20000 voor kwaliteit van IT-diensten, ISAE 3402 voor de geschiktheid van beheerprocessen om informatiebeveiliging te garanderen of TIER II-certificering voor hoge beschikbaarheid van de infrastructuur.

Klik voor de lijst van certificeringen op deze link.

Op mondiaal niveau beschikt EDICOM over de volgende certificeringen als vertrouwde derde partij:

  • Vertrouwensdienstverlener volgens de regelgeving van de Europese Unie
  • Certificeringsdienstverlener van het Mexicaanse ministerie van economische zaken
  • ONAC-certificeringsautoriteit (Colombia)

Ja. De Service Level Agreement (SLA) wordt bij het contracteren van de diensten door de klant en door EDICOM ondertekend. EDICOM verplicht zich te voldoen aan de volgende minimumpercentages:

  • Beschikbaarheid van het EDICOM e-Commerce-platform (99,9%)
  • Klantenservicebeschikbaarheid en reactietijden (99,5%)
  • Maximumtijd voor het oplossen van incidenten (99,5%)

Als EDICOM zich niet aan deze percentages houdt, heeft de klant het recht om binnen de vastgestelde voorwaarden compensatie te eisen voor de aangetaste diensten.

E-handtekeningen

Een elektronische handtekening is een reeks van data die aan een bericht is gekoppeld en waarmee de integriteit van de ondertekenaar en de integriteit van het bericht kunnen worden geverifieerd.

Volgens artikel 25 van de Europese eIDAS-verordening nr. 910/2014 hebben beide dezelfde rechtsgeldigheid. Daarom is de ene in dit opzicht niet beter dan de andere.

Vanuit het oogpunt van de Europese eIDAS-verordening nr. 910/2014 verwijst de terminologie alleen naar een 'elektronische handtekening'.

Sommige Latijns-Amerikaanse landen maken een onderscheid tussen een elektronische handtekening en een gewone handtekening. De ene handtekening wordt gezet met elektronische certificaten en de andere niet. Een digitale handtekening wordt uitgevoerd met erkende elektronische certificaten. In de Europese Unie wordt dit verschil niet gespecificeerd.

De term 'gedigitaliseerd' verwijst gewoonlijk naar de grafische weergave van de schrijfwijze van een handtekening. Deze kan worden verkregen door een handgeschreven handtekening te maken en deze te scannen of door een apparaat te gebruiken zoals een pen en een elektronisch grafisch tablet.

Deze grafische weergave van een handgeschreven handtekening biedt geen enkele garantie en heeft geen enkele bewijskracht in geval van geschillen of discrepanties, aangezien zij geen gebruik maakt van sterke beveiligingssystemen. Er worden geen cryptografische technieken gebruikt om de integriteit van het document of de authenticiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Er wordt geen gebruik gemaakt van een verificatiemethode zoals tweefactorverificatie.

Een elektronische handtekening wordt gezet wanneer een ontvanger een document ontvangt en goedkeurt en als de goedkeuringsstroom op die manier is geconfigureerd.

Er wordt ook een elektronische handtekening gezet op het bewijsrapport dat alle handelingen bundelt die op een document zijn uitgevoerd.

EDICOMSignADoc kan elke soort handtekening implementeren, van handtekeningen die gegenereerd zijn met niet-erkende certificeringen tot meer veeleisende handtekeningen waarvoor certificeringen of erkende stempels en beveiligde apparaten voor het aanmaken van handtekeningen vereist zijn.   

Stuur ons de details van uw project. Wij helpen u om de juiste goedkeurings- en ondertekeningsmechanismen voor de eigenschappen van uw document te configureren.

EDICOM is vertrouwensdienstverlener en certificeringsautoriteit in de Europese Unie, Colombia en Mexico. In deze regio's zijn wij bevoegd om voor documentondertekening certificaten uit te geven. Afhankelijk van uw documentgoedkeuringsproject, kunnen wij de benodigde certificaten in uw oplossing inbouwen.

Stuur ons uw contactgegevens toe en wij nemen direct contact met u op.

Praat met een van onze specialisten en verduidelijk al uw vragen over onze oplossingen voor data-integratie.

Neem contact op!

Usa un dominio corporativo

De verzamelde persoonsgegevens zullen door de bedrijven van de EDICOM Groep worden gebruikt om de gestelde vragen te beantwoorden en/of de gevraagde diensten te beheren. U kunt uw recht op toegang, rectificatie, verzet, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens uitoefenen in overeenstemming met de bepalingen van het privacybeleid.