Alles over het Elektronische salarissysteem in Colombia

Het Directoraat van Nationale Belastingen en Douane - DIAN van Colombia, heeft zijn plan gelanceerd voor de implementatie van het elektronische salarissysteem binnen zijn factureringssysteem. De functionaliteit, technische bijlage en verplichte termijnen zijn geregeld in de  resoluties 000013 en 000037. 

Zoals bepaald in de resolutie, moeten bedrijven hun factureringssystemen aanpassen om te beginnen met het elektronisch uitgeven van salarissen vanaf 1 september, de datum waarop de eerste van de progressieve toetredingskalenders begint die door de DIAN zijn vastgesteld, afhankelijk van het aantal werknemers van de bedrijven.

Nieuw elektronisch salarissysteem

Het proces van uitgifte van elektronische salarissen die door de DIAN zijn vastgesteld, overweegt enerzijds de uitgifte van elektronische loonadministratie, elektronische salarisbetalings-ondersteuningsdocumenten genoemd, en anderzijds aanpassingsnota's van het ondersteuningsdocument voor elektronische salarisbetalingen, wat elektronische documenten zijn die moeten worden uitgegeven om elektronische salarissen in geval van fouten te corrigeren of te wijzigen.

Beide documenten moeten elektronisch worden ondertekend door de bedrijven en ter validatie naar de DIAN worden verzonden.

Wat is het ondersteuningsdocument voor elektronische salarisbetalingen?

De naam die wordt gegeven aan elektronische salarissen. Het weerspiegelt de beloning die van een persoon wordt ontvangen die voortvloeit uit zijn arbeidsrelatie met een bedrijf.

Wat zijn aanpassingennota's van het ondersteuningsdocument voor elektronische salarisbetalingen?

Elektronische documenten voor de rectificatie of wijziging van salarissen.

Welke bedrijven moeten elektronische salarissen uitgeven?

Alle personen die onderworpen zijn aan de betaling van inkomstenbelasting en btw die betalingen of kredieten doen aan andere mensen voor hun dienstverband of rechtsverhouding.

Implementatieschema

De DIAN heeft drie gespreide adoptieschema's gepland:

• Implementatieschema volgens het aantal werknemers: definieert de datum van indiensttreding op 01/08/2021 en de uiterste datum van implementatie op 29/10/2021. De DIAN heeft via resolutie 063 de incorporatie van deze eerste groep bedrijven verlengd en de deadline voor uitgifte verlengd van september tot 29 oktober 2021. Op deze manier zou het implementatieschema er als volgt uitzien:

• Permanent uitvoeringsschema: ze hebben twee maanden de tijd om de ondersteuning te genereren, gerekend vanaf de realisatie van de betalingen.
• Implementatiekalender voor proefpersonen die niet verplicht zijn om elektronische verkoopfactuur uit te reiken: met inschakeldatum 31/03/2022 en implementatiedatum 31/05/2022.

De resolutie overweegt ook dat elk bedrijf zich aan het vastgestelde schema kan houden en elektronisch salarissen kan uitgeven.

Elektronische salarisuitgiftestroom

Op basis van de informatie die wordt verkregen uit de BPO- of salarissoftware, genereert de Global Compliance-oplossing van EDICOM de elektronische salarissen en verzendt deze naar het Directoraat speciale administratieve eenheid van nationale belastingen en douane, volgens de gespecificeerde wettelijke en technische vereisten. De DIAN genereert, ondertekent, bewaart en verzendt een validatiebericht met de waarde "Document gevalideerd door de DIAN". Met de verkregen validatie integreert het EDICOM-platform de boodschap van de DIAN in de BPO van het bedrijf, samen met de grafische weergave van de salarissen, zodat ze automatisch naar de werknemers worden verzonden. Bovendien bewaart de oplossing elektronische salarissen voor de wettelijk vastgestelde tijd om hun integriteit en vertrouwelijkheid te garanderen.

Deze emissiestroom is hetzelfde in het geval van aanpassingsnota's.

Vereisten voor het uitgeven van elektronische salarissen in Colombia

• Autorisatie door de DIAN om de elektronische salarissen en de aanpassingsnota's van het elektronische salarissen ondersteuningsdocument te kunnen genereren en verzenden.

• Beschikken over een digitale handtekening.

Kenmerken van het ondersteuningsdocument voor elektronische salarisbetalingen en aanpassingsnota's

Zowel elektronische salarissen-ondersteuningsdocumenten (NE) als aanpassingsnota's (NA) moeten de CUNE (Unieke Elektronische Salaris Code) bevatten en worden uitgegeven in een elektronische container, die voor elke NE en NA de Application Response van de DIAN moet bevatten.

Toepassingsreacties zijn elektronische documenten voor algemene doeleinden waarmee de validaties door de DIAN in het ondersteuningsdocument worden verzonden.

Informatie die het ondersteuningsdocument voor elektronische salarisbetalingen moet bevatten.

• Persoonsgegevens van de werknemer en het bedrijf
• De unieke documentcode ter ondersteuning van elektronische salarisbetaling - CUNE.
• Een nummer bevatten dat overeenkomt met een intern opeenvolgend nummeringssysteem.
• Inhoud en waarden van de concepten die overeenkomen met de opgebouwde waarde aan salaris
• Inhoud en waarden van de concepten die overeenkomen met de waarden die van het salaris worden afgetrokken
• Het totale waardeverschil, dat overeenkomt met het verschil in de totale opgebouwde waarde van het salaris minus de totale waarde die van het salaris is afgetrokken.
• De betaalmiddelen,
• Datum en tijd van generatie.
• Digitale handtekening van het bedrijf.
• Identificatie van de technologieleverancier.

Informatie die moet worden opgenomen in de aanpassingsnota van het ondersteuningsdocument voor elektronische salarisbetalingen

• Uitdrukkelijk worden aangewezen als aanpassingsnota van het elektronisch salarisbetalings-ondersteuningsdocument.
• Een nummer bevatten dat overeenkomt met een intern opeenvolgend nummeringssysteem.
• De datum van generatie van de CUNE van het elektronische salaris waarop .
• De unieke documentcode ter ondersteuning van elektronische salarisbetaling - CUNE.
• Het type aanpassingsdocument, indien van toepassing.
• Datum en tijd van generatie.
• De datum en tijd van validatie van het ondersteuningsdocument voor salarisbetalingen dat wordt geannuleerd.
• Bedrijfs- en werknemersgegevens.
• Digitale handtekening van het bedrijf.

Periodiciteit

Maandelijks

Formaat

XML.

Grafische weergave

Zowel de grafische weergave van het elektronische salaris als de aanpassingsnota's moeten een QR-code bevatten.

In navolging van andere landen zoals Mexico zet Colombia een nieuwe stap in zijn proces van digitalisering van de economie. In tegenstelling tot in Mexico vereist de DIAN echter geen elektronische handtekening van werknemers, waardoor het proces eenvoudiger wordt. De standaardisatie van salarissen zal helpen om efficiëntere en directere toegang tot informatie te hebben.

Daarnaast wordt de integratie van elektronische salarissen in het facturatiesysteem ook toegevoegd aan de wet- en technische regelgeving van elektronisch factureren als beveiliging (RADIAN). Het directoraat van nationale belastingen en douane DIAN, via persbericht nr.  023 benadrukte dat "met deze drie administratieve handelingen de DIAN het elektronische factureringssysteem blijft versterken door nieuwe diensten op het platform aan te bieden, zodat belastingbetalers en verantwoordelijken hun activiteiten kunnen blijven moderniseren, net zoals de entiteit heeft gedaan door acties uit te voeren om moderner te zijn, dicht bij haar gebruikers,  met meer en betere diensten gedreven door de elektronische wereld."

MTD: Meer informatie over de vereisten die nodig zijn om te voldoen aan de verplichting om een elektronisch ondersteuningsdocument voor salarisbetalingen uit te geven.