Elektronische factuurmodellen: CTC, clearance, real-time, gecentraliseerd, interoperabel en meer...

E-facturatie is een essentieel hulpmiddel geworden voor bedrijfsbeheer in het digitale tijdperk. Er is echter niet één model dat overal ter wereld op dezelfde manier wordt toegepast. Verschillende landen hebben voor verschillende benaderingen gekozen en hun e-factureringssystemen aangepast aan hun specifieke regelgevende, economische en technologische context. 

Deze verscheidenheid aan modellen weerspiegelt de verschillende prioriteiten en behoeften van elk land, van administratieve vereenvoudiging en het terugdringen van belastingfraude tot het verbeteren van de operationele efficiëntie en de integratie met opkomende technologieën. In dit artikel verkennen we de diversiteit van deze e-factureringsmodellen en onderzoeken we hoe verschillende landen hun eigen systemen implementeren en welke implicaties dit heeft voor bedrijven die internationaal actief zijn.

Naast hun specifieke kenmerken kan er een onderscheid worden gemaakt tussen twee methoden van gegevensverzameling post-audit en CTC (Continuous Transaction Controls).

Methode post-audit

Post-audit e-factureringsmodellen zijn systemen waarbij facturen rechtstreeks van de verstrekker naar de ontvanger worden verzonden, zonder de vereiste van voorafgaande goedkeuring door de belastingdienst. Met andere woorden, de belastingautoriteiten grijpen niet in op het proces van uitgifte en ontvangst van elektronische documenten in realtime, maar controleren de transacties achteraf door middel van controles.

Belangrijke aspecten van post-audit modellen

• Rechtstreekse verzending: Elektronische facturen worden rechtstreeks uitgewisseld tussen de uitgever en de ontvanger, zonder tussenkomst van een overheidsplatform of tussenpersoon op het moment van uitgifte.
• Verantwoordelijkheid van de belastingplichtige: Verstrekkers en ontvangers van e-facturen moeten ervoor zorgen dat hun administratie voldoet aan de wettelijke en technische eisen van de belastingdienst.
• Post-audits: Post-audit modellen maken een grotere operationele flexibiliteit mogelijk, maar vereisen dat bedrijven een nauwkeurige en georganiseerde administratie bijhouden om post-audits met succes te kunnen doorstaan. Tijdens deze audits worden facturen gecontroleerd op naleving van de belastingregels en -voorschriften en worden ze correct geregistreerd in de boekhoudsystemen van de bedrijven.
• Operationele flexibiliteit: Dit model biedt bedrijven meer flexibiliteit en autonomie bij het beheren van hun factureringsprocessen, omdat ze niet afhankelijk zijn van onmiddellijke validatie door de belastingdienst.
• Regels en normen: Hoewel de belastingautoriteiten niet in realtime ingrijpen, stellen ze regels en normen op waaraan e-facturen moeten voldoen, zowel wat betreft formaat als inhoud.

CTC-methode (Continuous Transaction Controls)

De controle en monitoring van transacties is van cruciaal belang geworden om naleving en operationele efficiëntie te garanderen. 

Dit is de reden waarom veel landen wetgeving voor verplichte e-facturering aannemen en het CTC-model overnemen. In dit systeem moet de e-factuur in realtime naar de nationale belastingdienst worden gestuurd. Hierdoor kunnen de autoriteiten gegevens over bedrijfsactiviteiten in realtime verzamelen, rechtstreeks uit processen voor de uitwisseling van zakelijke transacties of uit de managementsystemen van bedrijven. 

Deze strategie pakt de inefficiënties aan die gepaard gaan met post-audit modellen, waarbij audits met terugwerkende kracht informatie verschaffen over transacties lang nadat ze zijn voltooid.

Dit verbetert niet alleen de transparantie en nauwkeurigheid van de financiële administratie, maar stelt bedrijven ook in staat om snel te reageren op eventuele problemen, waardoor het risico op boetes en boetes door de toezichthouder tot een minimum wordt beperkt.

Binnen de benadering van continue transactiemonitoring vallen verschillende e-factureringsmodellen met gedifferentieerde processen.

Clearance CTC-model

Het Clearance-model wordt gekenmerkt door het feit dat elke e-factuur door de belastingdienst moet worden gevalideerd of goedgekeurd voordat deze naar de ontvanger kan worden verzonden. E-facturen worden in realtime naar het nationale platform van de overheid gestuurd, die mechanismen zoals unieke identificatiecodes en QR-codes op elk document toepast.

Het maakt een efficiënt en nauwkeurig beheer van belastinggegevens mogelijk, waardoor er minder audits met terugwerkende kracht nodig zijn.

In Mexico heet de elektronische factuur Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI en is sinds 2014 verplicht voor alle belastingplichtigen). De CFDI wordt uitgegeven in XML-formaat, wat automatische verwerking en gegevensvalidatie door de Belastingdienst (SAT) mogelijk maakt. Elke elektronische factuur bevat een digitaal stempel dat de authenticiteit en integriteit garandeert.

In Saoedi-Arabië moeten e-facturen via een API naar het centrale platform worden gestuurd. Het platform implementeert de volgende beveiligingsmechanismen: elektronische handtekening, het genereren van een universeel unieke identificatiecode (UUID), het genereren van een hash en het opnemen van een QR-code.

Interoperabiliteit en Peppol CTC-model

In het interoperabele model wordt belastinginformatie ook in realtime verzonden, maar in dit geval via dienstverleners voor elektronische factuuruitwisseling, de zogenaamde Access Points. Dienstverleners hebben de flexibiliteit om onderling afspraken te maken over de uit te wisselen formaten, waardoor open netwerken ontstaan met een diversiteit aan interoperabele formaten en dienstverleners.

Een representatief voorbeeld van deze aanpak is het Peppol-model, waarbij elektronische facturen of documenten worden uitgewisseld via Peppol Access Points, met behulp van het Peppol BIS-formaat op basis van UBL 2.1 of CII. In dit proces stuurt de verkoper de factuur naar zijn toegangspunt, dat het document doorstuurt naar het toegangspunt van de koper, die het uiteindelijk naar de ontvanger stuurt. Dit staat bekend als het 4-corner Peppol-model.

Peppol wordt gebruikt in landen als België, Australië of Singapore. Belastingplichtigen moeten gestructureerde elektronische facturen verzenden en/of ontvangen via het Peppol-netwerk en de Peppol-BIS-standaard.

Het Peppol CTC-model bevat echter een vijfde hoekpunt in het netwerk, door een centraal fiscaal platform toe te voegen aan de infrastructuur. Het overheidsplatform fungeert als vijfde corner. Het Peppol CTC-model is een hybride model dat elementen van bestaande CTC-modellen combineert met de Peppol-infrastructuur. Terwijl in het 4-cornermodel de documentuitwisselingsstroom via de toegangspunten loopt, wordt in het 5-cornermodel een stroom toegevoegd waarbij de toegangspunten de documenten ook naar het fiscale platform sturen.

Gecentraliseerd model

In het gecentraliseerde model worden elektronische facturen in realtime naar het overeenkomstige nationale platform gestuurd, dat de documenten ontvangt en verwerkt. Het centrale platform is verantwoordelijk voor het verzenden van het document naar de ontvanger. 

Dit is het model dat Italië, Polen en Roemenië hanteren.

Het Italiaanse e-facturatiesysteem, SdI, heeft een benchmark gezet in Europa, omdat het het eerste EU-land was dat het gebruik ervan massaal implementeerde in zowel de publieke als de private sector. Sinds 2014 is elektronische facturatie bekend als FatturaPA met de overheid verplicht, en sinds 2019 is het ook verplicht voor particuliere bedrijven.

In Roemenië is het verplicht om elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen via het RO E-Factura systeem, het gecentraliseerde e-facturatieplatform. Nadat de factuur elektronisch is verzonden, kent het platform een identificatienummer toe aan de factuur.

Model voor real-time rapportering

De realtime aangifte bestaat uit het in realtime verzenden van de factuur naar de belastingdienst en vervolgens ook naar de ontvanger in het tussen hen overeengekomen formaat. Het nationale platform valideert of stuurt de factuur niet door naar de bestemming. Het fungeert gewoon als een opslagplaats voor de facturen.

Er zijn verschillende voorbeelden van het gebruik van dit model voor zowel elektronische facturering als elektronische btw-rapportage.

• De verkoper moet de vereiste belastinggegevens in bijna realtime of kort na de transacties aan de belastingdienst doorgeven: RTIR Hongarije
• Periodieke elektronische rapportage over verkooptransacties: SII in Spanje, SAF-T Billing Portugal, internationale B2B en B2C in Frankrijk
• E-Reporting met boekhoudkundige informatie: maandelijks, jaarlijks of op aanvraag: SAF-T Polen, SAF-T Noorwegen, SAF-T Litouwen, SAF-T E-Accounting Portugal, enz.

Gedecentraliseerd model

Dit model combineert verschillende processen uit de hierboven genoemde modellen. 

Er zijn zowel gecertificeerde dienstverleners als het centrale platform van de overheid bij betrokken. Het bedrijf stuurt de elektronische factuur naar zijn gecertificeerde dienstverlener, die het document valideert en naar het centrale platform stuurt.

Vervolgens verloopt de uitwisseling van documenten tussen bedrijven ook via de dienstverleners en niet via het centrale platform van de overheid.

Frankrijk en Spanje zullen dit e-factureringsmodel implementeren.
In Frankrijk zal het publieke factureringsportaal (PPF) een sleutelrol spelen door alle e-facturen die in het land worden uitgewisseld te centraliseren. Bedrijven zullen hun e-facturen in Frankrijk kunnen beheren via PDP's (Platforme de Dématérialisation Partenaires).

Deze platformen fungeren als derde partijen die door het DGFiP zijn geaccrediteerd om de facturen te valideren, ze naar de overheidshub (PPF of publieke factureringsportaal) te sturen en ze via hun PDP naar de ontvanger te sturen.

EDICOM oplossing: internationaal e-factureringsplatform

E-facturatie in een wereldwijde context vereist oplossingen die passen bij de complexiteit ervan. Daarom vergemakkelijkt en vereenvoudigt het EDICOM e-facturatieplatform de wereldwijde naleving van belastingregels in de B2G-, B2B- en B2C-sector.

Vanuit een gecentraliseerde omgeving kunt u alle processen beheren die verband houden met het verzenden en ontvangen van elektronische facturen, evenals andere belastingdocumenten, zoals btw-rapporten, vervoersdocumenten of verklaringen die vereist kunnen zijn door de belastingautoriteiten in de landen waar een bedrijf actief is.

Het EDICOM-platform integreert met elk ERP-systeem (SAP, MICROSOFT DYNAMICS, SAGE, ORACLE, enz.) om de nodige gegevens te extraheren en de e-factuur te creëren, en maakt communicatie mogelijk met de belastingautoriteiten in elk land om de integratie uit te voeren in overeenstemming met het e-factuurmodel dat in elk geval wordt gedefinieerd. 

Onze oplossingen zijn ontworpen om te voldoen aan de specifieke wettelijke vereisten van meer dan 80 landen. Het e-facturatieplatform automatiseert het genereren, verzenden, ontvangen en opslaan van facturen, waardoor naleving van de belastingregels wordt gegarandeerd en het risico op fouten en vertragingen wordt verminderd.