Wat is een elektronische factuur?
Een elektronische factuur is een wettelijke en fiscale vervanging van een papieren factuur, waarbij speciale beveiligingsvoorwaarden worden geboden om de integriteit en authenticiteit te garanderen.
Ontdek de belangrijkste kenmerken van e-facturering
Een elektronische factuur, of e-factuur, is een wettelijke en fiscale vervanging van een papieren factuur. Het concept wordt nu al gebruikt en wordt gedreven door verplichte regelgeving in alle regio's ter wereld. Er is echter, ondanks de uitbreiding van dit systeem, nog steeds verwarring over wat digitaal factureren precies inhoudt.
De voornaamste misvatting is dat alle facturen die digitaal worden verstuurd en ontvangen elektrische facturen zijn. Er zijn naast deze voorwaarde namelijk nog een aantal andere vereisten waaraan moet worden voldaan om het digitale document om te zetten naar een geldend alternatief met dezelfde wettelijke en fiscale kenmerken als een papieren factuur.
Een elektronische factuur wordt als een geldig origineel document gezien als er aan de volgende 3 voorwaarden wordt voldaan:
Formaat van de factuur: een gestructureerd digitaal formaat is vereist (EDIFACT, XML, PDF, X12 ...)
Elektronische verzending: een telematische verzending is vereist. Deze moet starten vanaf een computer en worden opgepikt door een andere computer.
Integriteit en authenticiteit: het document kan niet worden aangepast, waardoor de integriteit en authenticiteit wordt gegarandeerd.
Hoe werkt elektronisch factureren in de verschillende landen over de hele wereld?
Als u wilt dat uw elektronische factuur wordt gezien als een geldig origineel document, moet die voldoen aan de specificaties die zijn vastgesteld in de wetgeving van het land waar hij wordt uitgegeven:
Uitvoerbaar
Meerdere regio's hebben het gebruik van elektronisch factureren al op grote schaal verplicht gemaakt voor belastingbetalers. In veel Latijns-Amerikaanse landen is dit factureringssysteem al verplicht voor 100% van alle mensen en bedrijven die facturen uitgeven. Sommige Europese landen hebben elektronische facturen verplicht gemaakt in relaties tussen publieke entiteiten en hun leveranciers.
Voorafgaande administratieve formaliteiten
In sommige landen moet aan voorafgaande formaliteiten, zoals het proces van inschrijving, registratie, certificaten behalen, etc., worden voldaan voordat elektronische facturen mogen worden uitgegeven.
Formaat factuur
In veel gevallen is het digitaal formaat waarin het elektronische document moet worden gegenereerd vastgelegd en gestandaardiseerd. XML is daarbij de meest gebruikte taal.
Fiscaal controlenummer
In landen waar het gebruik van elektronische facturen wordt gestimuleerd om belastingontduiking te verminderen, moet er een fiscaal controlenummer in het document staan. Deze wordt meestal uitgegeven door de betreffende belastingdienst voordat het document naar de klant wordt verzonden.
Elektronische handtekening
Het komt vaak voor dat verschillende landen een elektronische handtekening op de factuur wettelijk verplicht stellen. Hierdoor is de integriteit van het document en de authenticiteit van de oorsprong gegarandeerd.
Archivering
Meerdere bestaande wetgevingen over elektronisch factureren vereisen archiveren van de originele elektronische documenten onder bepaalde beveiligings- en toegangsvoorwaarden.
De voordelen van elektronisch factureren
Efficiëntere administratieve processen
De documenten worden direct en automatisch uitgegeven, verzonden, ontvangen en geregistreerd. Alle processen zijn geïntegreerd in het interne beheersysteem van zowel de verzender als de ontvanger. Dit niveau van automatisering vermindert het aantal fouten door handmatig factureren enorm.
Lagere kosten
De kosten voor het uitgeven, verzenden en ontvangen van facturen worden drastisch verlaagd. Er zijn onderzoeken die hebben aangetoond dat er ongeveer 90% wordt bespaard op de kosten voor het uitgeven en beheren van dezelfde documenten op papier.
Versnelde reactietijden
De efficiëntie bij het verzenden en ontvangen van documenten, de directe ontvangst en het voorkomen van fouten in de uitgave van het document betekenen enorm versnelde reactietijden en betalingen.
Communicatiebeveiliging
De mogelijkheid om de levering van deze documenten te beheren via privénetwerken zoals VAN's (Value-Added Networks) of via specifieke point-to-pointprotocollen (PPP) zoals AS2 garandeert een veilige en vertrouwelijke zending.
Integriteit van het document
Tegelijkertijd garandeert een elektronische handtekening de integriteit van de inhoud en de authenticiteit van de oorsprong voor zowel de verzender als de ontvanger.
Integratie met beheersystemen
De documenten kunnen automatisch worden uitgegeven met behulp van de gegevens die in de interne beheersystemen van de leverancier en crediteur zijn opgeslagen. Daarbij zorgt hun elektronische ontvangstbewijs ervoor dat factuurontvangers hun validatie- en consolidatieproces kunnen automatiseren. Zo wordt de factuur direct en zonder menselijke tussenkomst in het crediteurenbeheersysteem geregistreerd.
Schrijf u in voor de maandelijkse nieuwsbrief om op de hoogte te blijven
Het formulier is verzonden.
Er is iets fout gegaan.
Meld u aan voor onze nieuwsbrief
Bezig met verzenden
Even geduld aub. Dit kan enkele seconden duren.
