E-facturatie ontwikkelingen in de Benelux: België, Nederland en Luxemburg
De Benelux-regio, bestaande uit België, Nederland en Luxemburg, is nog steeds bezig met de invoering van elektronische facturatie. Vooralsnog is het gebruik breed toegepast op het gebied van contracten met de overheid die onder de Europese wetgeving vallen. Wat de relaties tussen privébedrijven betreft, verloopt de vooruitgang echter in een verschillend tempo.
Elektronisch factureren in België rukt in verschillende snelheden op
B2G e-facturatie in België
Op B2G-vlak is er een verplichting om elektronische facturen uit te reiken voor alle leveranciers van openbare instellingen in het land. De verplichting werd geleidelijk ingevoerd, afhankelijk van de omvang van de overheidsopdrachten.
In België wordt elektronische facturatie ontwikkeld met verschillende snelheden naargelang de regio's, en Vlaanderen is het verst gevorderd. Alle regionale overheden en de federale overheid zijn verplicht om elektronische facturen te ontvangen.
Voor leveranciers werd de verplichting om elektronisch te factureren in januari 2020 op federaal niveau vastgelegd door het besluit van de ministerraad, na een eerste fase waarin enkel leveranciers met offertes voor werk- of dienstencontracten met een waarde van meer dan 135.000 euro elektronisch moesten factureren.
Op B2G-gebied is er een verplichting om elektronische facturen uit te reiken aan alle leveranciers van overheidsinstellingen in het land. De verplichting wordt geleidelijk ingevoerd, afhankelijk van de omvang van de overheidsopdrachten.
Het platform van de federale overheid heet Mercurius en is verbonden met het PEPPOL-netwerk in PEPPOL BIS 3.0-formaat. Alle overheidsinstanties hebben toegang tot het Mercurius platform voor het ontvangen van facturen. Overheidsdiensten kunnen echter ook verbinding maken via hun eigen Peppol ID of hun andere manier van verbinding kiezen.
Anderzijds is de elektronische handtekening niet verplicht en moeten facturen 7 jaar bewaard worden.
B2B e-facturatie in België
Het Belgische ministerie van Financiën heeft aangekondigd dat het van plan is om gefaseerd verplichte B2B e-facturatie in te voeren vanaf juli 2024.
Voorlopig heeft het ministerie een geleidelijke invoering van de B2B e-factuur voorgesteld in drie fasen, die nog moeten worden bevestigd:
- Juli 2024: in België gevestigde belastingplichtigen met een jaaromzet, exclusief btw, van meer dan €9.000.000 tijdens het kalenderjaar 2023;
- januari 2025: in België gevestigde belastingplichtigen met een jaaromzet, exclusief btw, in het kalenderjaar 2023 van meer dan 700.000 euro maar niet meer dan 9.000.000 euro, of meer dan 700.000 euro, exclusief btw, in het kalenderjaar 2024
- Juli 2025 ( nog te bevestigen): Kleine belastingplichtigen van minder dan 700.000 euro.
Nederland, zonder nieuws in elektronische facturatie
Nederland heeft in 2017 het elektronisch factureren verplicht gesteld voor openbare aanbestedingen. Op dit moment moeten zowel centrale overheidsdiensten als aanbestedende diensten facturen kunnen ontvangen en verwerken. Daarnaast moeten leveranciers met contracten na januari 2021 elektronische facturen uitreiken; degenen met eerdere contracten zijn onderworpen aan vrijwilligheid.
De centrale overheidsdiensten zijn aangesloten op het centrale platform Digipoort, dat op zijn beurt is aangesloten op het PEPPOL-netwerk. Daarom kunnen elektronische facturen worden verzonden in PEPPOL BIS 3.0-formaat. EDICOM is gecertificeerd als PEPPOL-geautoriseerde aanbieder voor e-invoicingdiensten in Nederland door de Nederlandse PEPPOL-autoriteit (NPA). Elk bedrijf kan het EDICOM-platform gebruiken om facturen te verzenden en te ontvangen via het PEPPOL-netwerk.
Net als in België zijn niet-centrale overheidsdiensten meestal verbonden via hun eigen Peppol ID.
Sinds januari 2021 is Nederandse Peppol Autoriteit - NPa de PEPPOL autoriteit en het behoort tot het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Anderzijds is de elektronische handtekening niet verplicht en moeten facturen 7 jaar bewaard worden.
Particuliere bedrijven kunnen elektronische facturen gebruiken zolang ze de acceptatie van hun klanten hebben en de factuur voldoet aan de wettelijke vereisten.
Luxemburg: B2G elektronische facturatie wordt verplicht
De B2G-factuur is verplicht voor alle bedrijven in het land, de massificatie werd voltooid in maart 2023.
Elektronische facturen moeten worden verzonden via het PEPPOL-netwerk met PEPPOL-BIS 3.0-normen
De ontwikkeling van het model voor elektronische facturatie valt onder beheer van het ministerie van Digitalisering en Government IT Centre (Centre des technologies de l'information de l'État - CTIE). In de toekomst is het de bedoeling dat de e-facturering handmatig via een website en via een elektronisch formulier wordt verzonden, wat de uitbreiding ervan voor bedrijven met een laag omzetvolume zal vergemakkelijken.
Op het gebied van compliance management kan de Luxemburgse belastingdienst sinds 2011 van bedrijven eisen dat ze het FAIA-elektronisch bestand met alle boekhoudkundige informatie opsturen in geval van een audit.
Wereldwijd platform voor elektronische facturering
Elektronische facturering biedt een voordeel voor elk bedrijf dat wil meedingen naar overheidsopdrachten. Daarom opent het werken met een internationale oplossing voor elektronische facturering de deur naar de landen van de Benelux-markt: Nederland, Luxemburg en België.
EDICOM's Global Electronic Invoicing Platform is operationeel voor meer dan 70 overheidsdiensten.
Het platform garandeert onder meer een verbinding met het PEPPOL-netwerk als een gecertificeerd PEPPOL Access Point. Dit maakt het de perfecte oplossing om te opereren in de overheidsmarkt van de Benelux. Bovendien staat het elk ander type verbinding toe (AS4, webservice ...), zoals geselecteerd door de overheidsdiensten die vrij zijn om dit te doen, zoals in het geval van België.
Aan de andere kant garandeert EDICOM dat het platform evolueert en zich aanpast aan de nieuwe technische en wettelijke vereisten die overheden en belastingautoriteiten eisen. Een fundamentele service omdat het factureringssysteem voortdurend evolueert.
