Nieuws over elektronisch factureren in de Benelux

De Benelux-regio, bestaande uit België, Nederland en Luxemburg, is nog steeds bezig met de invoering van elektronische facturatie. Op dit moment wordt het vooral ontwikkeld op het gebied van contractering met het openbaar bestuur, zoals geregeld in Europese regelgeving. Om de adoptie ervan te stimuleren, zijn België en Nederland begonnen het gebruik ervan ook door sommige openbare aanbieders te verplichten. Echter, wat de betrekkingen tussen particuliere ondernemingen betreft, is de uitwisseling van elektronische facturen vrijwillig en onder voorbehoud van aanvaarding door de ontvanger.

Elektronisch factureren in België rukt in verschillende snelheden op

In België wordt elektronische facturatie ontwikkeld met verschillende snelheden naargelang de regio's, en Vlaanderen is het verst gevorderd. Alle regionale overheden en de federale overheid zijn verplicht om elektronische facturen te ontvangen.

Voor leveranciers werd de verplichting om elektronisch te factureren in januari 2020 op federaal niveau vastgelegd door het besluit van de ministerraad, na een eerste fase waarin enkel leveranciers met offertes voor werk- of dienstencontracten met een waarde van meer dan 135.000 euro elektronisch moesten factureren.

Op B2G-gebied is er een verplichting om elektronische facturen uit te reiken aan alle leveranciers van overheidsinstellingen in het land. De verplichting wordt geleidelijk ingevoerd, afhankelijk van de omvang van de overheidsopdrachten.

Het platform van de federale overheid heet Mercurius en is verbonden met het PEPPOL-netwerk in PEPPOL BIS 3.0-formaat. Alle overheidsinstanties hebben toegang tot het Mercurius platform voor het ontvangen van facturen. Overheidsdiensten kunnen echter ook verbinding maken via hun eigen Peppol ID of hun andere manier van verbinding kiezen.

Anderzijds is de elektronische handtekening niet verplicht en moeten facturen 7 jaar bewaard worden. 

Op het gebied van B2B, het Belgische ministerie van Financiën heeft het voornemen aangekondigd om vanaf juli 2024 gefaseerd verplichte B2B e-facturatie in te voeren.

Nederland, zonder nieuws in elektronische facturatie 

Nederland heeft in 2017 het elektronisch factureren verplicht gesteld voor openbare aanbestedingen. Op dit moment moeten zowel centrale overheidsdiensten als aanbestedende diensten facturen kunnen ontvangen en verwerken. Daarnaast moeten leveranciers met contracten na januari 2021 elektronische facturen uitreiken; degenen met eerdere contracten zijn onderworpen aan vrijwilligheid.

De centrale overheidsdiensten zijn aangesloten op het centrale platform Digipoort, dat op zijn beurt is aangesloten op het PEPPOL-netwerk. Daarom kunnen elektronische facturen worden verzonden in PEPPOL BIS 3.0-formaat. EDICOM is gecertificeerd als PEPPOL-geautoriseerde aanbieder voor e-invoicingdiensten in Nederland door de Nederlandse PEPPOL-autoriteit (NPA). Elk bedrijf kan het EDICOM-platform gebruiken om facturen te verzenden en te ontvangen via het PEPPOL-netwerk.

Net als in België zijn niet-centrale overheidsdiensten meestal verbonden via hun eigen Peppol ID.

Sinds januari 2021 is Nederandse Peppol Autoriteit - NPa de PEPPOL autoriteit en het behoort tot het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Anderzijds is de elektronische handtekening niet verplicht en moeten facturen 7 jaar bewaard worden.

Particuliere bedrijven kunnen elektronische facturen gebruiken zolang ze de acceptatie van hun klanten hebben en de factuur voldoet aan de wettelijke vereisten.

Luxemburg: B2G elektronische facturatie wordt verplicht

Op 13 december 2021 publiceerde de Luxemburgse overheid een nationale regeling, die geleidelijk de verplichting implementeert om elektronische facturen te versturen naar overheidsinstellingen via het PEPPOL-netwerk.

De implementatie verloopt geleidelijk, afhankelijk van de grootte van het bedrijf. De belangrijkste data zijn de volgende

• 18/5/2022: B2G-verplichting voor grote bedrijven 
• 18/10/2022: B2G-verplichting voor middelgrote bedrijven  
• 18/03/2023: B2G-verplichting voor kleine bedrijven 

Elektronische facturen moeten worden verzonden via het PEPPOL-netwerk met PEPPOL-BIS 3.0-normen

De ontwikkeling van het model voor elektronische facturatie valt onder beheer van het ministerie van Digitalisering en Government IT Centre (Centre des technologies de l'information de l'État - CTIE). In de toekomst is het de bedoeling dat de e-facturering handmatig via een website en via een elektronisch formulier wordt verzonden, wat de uitbreiding ervan voor bedrijven met een laag omzetvolume zal vergemakkelijken.

Op het gebied van compliance management kan de Luxemburgse belastingdienst sinds 2011 van bedrijven eisen dat ze het FAIA-elektronisch bestand met alle boekhoudkundige informatie opsturen in geval van een audit.

Wereldwijd platform voor elektronische facturering

Elektronische facturering biedt een voordeel voor elk bedrijf dat wil meedingen naar overheidsopdrachten. Daarom opent het werken met een internationale oplossing voor elektronische facturering de deur naar de landen van de Benelux-markt: Nederland, Luxemburg en België.

EDICOM's Global Electronic Invoicing Platform is operationeel voor meer dan 70 overheidsdiensten.

Het platform garandeert onder meer een verbinding met het PEPPOL-netwerk als een gecertificeerd PEPPOL Access Point. Dit maakt het de perfecte oplossing om te opereren in de overheidsmarkt van de Benelux. Bovendien staat het elk ander type verbinding toe (AS4, webservice ...), zoals geselecteerd door de overheidsdiensten die vrij zijn om dit te doen, zoals in het geval van België.

Aan de andere kant garandeert EDICOM dat het platform evolueert en zich aanpast aan de nieuwe technische en wettelijke vereisten die overheden en belastingautoriteiten eisen. Een fundamentele service omdat het factureringssysteem voortdurend evolueert.

*De inhoud van deze publicatie valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van EDICOM GROUP en weerspiegelt niet noodzakelijkerwijs de mening van de Europese Unie